Jak pobrać wykaz faktur z KSeF?
Szybka odpowiedź
Aplikacja Podatnika KSeF nie ma opcji eksportu wykazu faktur za wybrany okres jako tabeli. Faktury pobierzesz tylko jako pliki XML albo PDF, maksymalnie po 10 naraz. Żeby mieć wykaz za miesiąc, kwartał albo rok w jednej tabeli, potrzebujesz zewnętrznego narzędzia. KsefTools pobiera wszystkie faktury z wybranego okresu do Google Sheets albo Excela, jedna faktura w jednym wierszu, a nowe dopisuje automatycznie.
Czy Aplikacja Podatnika pozwala pobrać wykaz faktur?
Nie w formie tabeli. W Aplikacji Podatnika zobaczysz faktury z wybranego okresu, ale nie wyeksportujesz ich jako jednego zestawienia. Masz do dyspozycji tylko:
- Pobieranie po 10 faktur. Przed każdą partią zaznaczasz dokumenty ręcznie. Przy 200 fakturach w miesiącu to 20 rund klikania, a przy wykazie rocznym kilkaset.
- Pliki XML. Mają wielopoziomową strukturę i są przeznaczone dla systemów. Po otwarciu w Excelu nie dają czytelnej listy.
- Pliki PDF. Każdy to osobny dokument do przeczytania. Z kilkuset PDF-ów nie złożysz tabeli bez przepisywania.
W efekcie wykaz trzeba składać ręcznie i powtarzać tę pracę przy każdym okresie.
Do czego potrzebny jest wykaz faktur za okres
| Okres | Typowe zastosowanie |
|---|---|
| Miesiąc | Zamknięcie miesiąca, przekazanie danych księgowej, porównanie z rejestrem w księgowości albo ERP |
| Kwartał | Raport kosztów i przychodów, rozliczenia kwartalne, przegląd wydatków według kontrahentów |
| Rok | Podsumowanie roku, budżet na kolejny rok, zestawienie dla zarządu albo właściciela |
| Dowolny zakres dat | Sprawdzenie konkretnego projektu, kontrahenta albo wyjaśnienie rozbieżności |
W każdym z tych przypadków potrzebujesz tego samego: pełnej listy faktur z danego okresu, którą da się filtrować, sortować i sumować.
Jak pobrać wykaz faktur z KSeF krok po kroku
KsefTools łączy się z KSeF i zaciąga faktury z wybranego okresu do Google Sheets albo Excela.
- Załóż konto w KsefTools i uruchom bezpłatny test.
- Podłącz KSeF tokenem. Wygeneruj go w Aplikacji Podatnika i wklej razem z NIP-em. Zajmuje to około 30 sekund.
- Wybierz typ faktur. Kosztowe albo sprzedażowe.
- Ustaw okres. Na przykład poprzedni miesiąc, kwartał albo cały rok.
- Wybierz częstotliwość odświeżania. Wtedy nowe faktury będą się dopisywać same.
- Otwórz arkusz. Wykaz jest gotowy do filtrowania i sumowania.
Nie obowiązuje tu limit 10 dokumentów. Pobierasz wszystkie faktury z wybranego okresu za jednym razem.
Co zawiera wykaz faktur w arkuszu
Każda faktura zajmuje jeden wiersz.
| Kolumna | Co zawiera |
|---|---|
| Numer faktury | Numer nadany przez wystawcę |
| Numer KSeF | Numer nadany przez system |
| Daty | Daty z faktury |
| Sprzedawca i nabywca | Nazwy i NIP-y |
| Kwoty | Netto, VAT i brutto |
| Waluta | Waluta faktury |
| Płatności | Numer rachunku bankowego, status płatności |
Kwoty są od razu liczbami, więc zsumujesz je jedną formułą albo tabelą przestawną. Jak zbudować z nich raport kosztów, pokazujemy we wpisie o zestawieniu faktur z KSeF. Możesz też dodać własne kolumny, na przykład kategorię kosztu albo status płatności. KsefTools dopisuje nowe faktury jako kolejne wiersze i nie zmienia kolumn dodanych przez Ciebie.
FAQ
Jak pobrać wykaz faktur z KSeF?
W Aplikacji Podatnika nie wyeksportujesz wykazu jako tabeli. Pobierzesz tylko pliki XML albo PDF, po 10 naraz. Wykaz za wybrany okres w Excelu albo Google Sheets przygotujesz w KsefTools: podłączasz KSeF, wybierasz typ faktur i okres, a faktury trafiają do arkusza.
Czy mogę pobrać wykaz faktur za cały rok?
Tak. W KsefTools ustawiasz dowolny okres, także cały rok, i pobierasz wszystkie faktury za jednym razem.
Czy wykaz obejmuje faktury kosztowe i sprzedażowe?
Tak. Podczas konfiguracji wybierasz typ faktur, które chcesz pobrać.
W jakim formacie dostanę wykaz faktur?
W Google Sheets albo Excelu. Jeśli potrzebujesz pliku CSV, wyeksportujesz go z arkusza.
Jakie dane są w wykazie?
Numer faktury, numer KSeF, daty, dane sprzedawcy i nabywcy z NIP-ami, kwoty netto, VAT i brutto oraz waluta.
Czy wykaz zaktualizuje się o nowe faktury?
Tak, jeśli ustawisz częstotliwość odświeżania. Nowe faktury z KSeF dopisują się wtedy do arkusza automatycznie.
Czy mogę wysłać wykaz księgowej?
Tak. Udostępniasz jej arkusz Google Sheets albo wysyłasz plik Excela.
Pobierz wykaz za ostatni miesiąc
Najprościej sprawdzić to na własnych danych. Pobierz wykaz faktur kosztowych za ostatni zamknięty miesiąc i zobacz, ile czasu oszczędzasz w porównaniu z ręcznym składaniem listy.
Test trwa 7 dni i nie wymaga podpinania karty. Podłączenie KSeF zajmuje około 30 sekund, dostęp jest wyłącznie do odczytu i możesz go cofnąć w każdej chwili.
O autorze
Współzałożyciel KsefTools - narzędzia, które pobiera faktury z KSeF i przesyła je do Google Sheets oraz Excela. Twórca kanału na YouTube, który zebrał już ponad 3 500 subskrybentów. Dodatkowo buduje, wdraża i automatyzuje procesy w polskich firmach.
