Jak pobrać zestawienie faktur z KSeF? Krok po kroku
Szybka odpowiedź
Zestawienie faktur z KSeF najłatwiej przygotować w arkuszu. KsefTools pobiera faktury do Google Sheets, gdzie możesz filtrować dane i zbudować tabelę przestawną z kosztami, VAT-em lub podziałem według kontrahenta.
Co rozumiem przez „zestawienie faktur”
Najczęściej chodzi o jedną z trzech rzeczy:
- Lista faktur za okres (miesiąc/kwartał): numer, data, kontrahent, kwoty.
- Suma kosztów/VAT za okres: ile netto/VAT/brutto łącznie.
- Zestawienie wg kontrahenta: ile wydajesz u kogo (NIP sprzedawcy).
Jak zrobić zestawienie faktur z KSeF w KsefTools + Google Sheets
Krok 1: Podłącz Google Sheets
- Wejdź w Połączenia.
- Przy Google Sheets kliknij Połącz.
- Nadaj dostęp i zapisz.
Krok 2: Utwórz integrację KSeF → Google Sheets
- Wejdź w Integracje → Dodaj integrację.
- Wybierz firmę i konto Google Sheets.
- Wybierz typ faktur: kosztowe albo przychodowe.
- Ustaw datę startową (np. początek roku).
- Na start ustaw częstotliwość Ręcznie (na żądanie).
- Kliknij Utwórz i aktywuj → Otwórz Google Sheets.
Krok 3: Zrób „zestawienie miesiąca” w 2 minuty
W arkuszu z fakturami:
- Dodaj nowy arkusz: Zestawienie.
- W arkuszu źródłowym włącz filtr (Dane → Utwórz filtr).
- Przefiltruj Datę wystawienia na dany miesiąc.
- Na arkuszu Zestawienie zbuduj tabelę przestawną (Dane → Tabela przestawna) i ustaw:
- Wiersze: Nazwa sprzedawcy lub NIP sprzedawcy
- Wartości: suma wartości netto, VAT i brutto
- Filtry: Data wystawienia, jeśli robisz cykliczne raporty
Otrzymasz zestawienie kosztów i VAT oraz ranking kontrahentów.
Jakie dane są potrzebne do dobrego zestawienia (minimalny zestaw kolumn)
Najczęściej wystarczy:
- Data wystawienia
- Numer faktury
- NIP/nazwa sprzedawcy
- Netto / VAT / Brutto
- Numer KSeF (identyfikator do kontroli duplikatów)
Czy da się pobierać/wyciągać faktury masowo i robić zestawienia cyklicznie?
Tak. Integrację traktujesz jako stałe źródło danych, a arkusz jako bazę do raportów.
Dobre praktyki:
- osobna integracja dla kosztowych i osobna dla przychodowych,
- nie ruszaj nagłówków w arkuszu źródłowym,
- zestawienia (tabele przestawne, wykresy) rób w osobnym arkuszu.
FAQ
Czy mogę pobrać zestawienie tylko za wybrany okres?
Tak. Filtrujesz dane po dacie w Google Sheets.
Czy mogę zrobić zestawienie wg kontrahenta?
Tak. W tabeli przestawnej grupujesz dane według NIP-u lub nazwy sprzedawcy.
Czy muszę wyeksportować dane do CSV/Excela?
Nie. Zestawienie możesz trzymać w Google Sheets. Jeśli potrzebujesz pliku do księgowości, możesz je później wyeksportować jako CSV lub XLSX.
O autorze
Współzałożyciel KsefTools - narzędzia, które pobiera faktury z KSeF i przesyła je do Google Sheets oraz Excela. Twórca kanału na YouTube, który zebrał już ponad 3 500 subskrybentów. Dodatkowo buduje, wdraża i automatyzuje procesy w polskich firmach.
