Do czego przyda Ci się baza faktur z KSeF w Airtable?

Airtable sprawdzi się, gdy chcesz:

• trzymać faktury w prawdziwej bazie danych, a nie w płaskiej tabeli,

• przełączać się między widokiem siatki, kanbanu i kalendarza terminów płatności,

• powiązać faktury z dostawcami, projektami albo budżetami przez pola Link,

• policzyć sumy kosztów per kontrahent za pomocą pól Rollup,

• zbudować panel finansowy i udostępnić go zespołowi.

Jak pobrać faktury z KSeF do Airtable (krok po kroku)

Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku integracji KSeF z Airtable.

Krok 1: Załóż darmowe konto KsefTools

Zarejestruj się i uruchom darmowy okres próbny na 7 dni. Przez ten czas pobierzesz faktury bez limitu z ostatniego miesiąca.

Krok 2: Połącz KsefTools z Google Sheets

1. Wejdź do zakładki Połączenia.

2. Przy karcie Google Sheets kliknij Połącz.

3. Nadaj wymagane dostępy i zapisz połączenie.

Krok 3: Podłącz KSeF za pomocą tokena

Połączenie z KSeF odbywa się przez token, dzięki któremu KsefTools pobiera Twoje faktury.

Na jednym koncie obsłużysz wiele firm, więc przy kilku działalnościach albo w biurze rachunkowym podepniesz od razu kilka NIP-ów.

Krok 4: Utwórz integrację KSeF do Google Sheets

1. Otwórz zakładkę Integracje i kliknij Dodaj integrację.

2. Wybierz firmę oraz konto Google Sheets.

3. Kliknij Kontynuuj.

4. Wskaż typ faktur: kosztowe albo przychodowe.

5. Ustaw datę początkową, na przykład poprzedni miesiąc.

6. Kliknij Kontynuuj.

7. Sprawdź ustawienia.

8. Kliknij Utwórz i aktywuj.

9. Po chwili kliknij Otwórz Google Sheets.

Faktury z KSeF są już w arkuszu. Teraz przenosimy je do Airtable.

Krok 5: Przygotuj tabelę w Airtable

W swojej bazie utwórz tabelę na faktury i dodaj pola odpowiadające kolumnom z arkusza. Przykładowy zestaw:

• Numer faktury

• Data wystawienia i termin płatności

• Sprzedawca oraz NIP sprzedawcy

• Wartość netto, VAT i brutto

• Numer KSeF

• Kategoria kosztu

• Status płatności

Sposób 1: Airtable Automations

To najprostsza droga, jeśli nie chcesz zakładać konta w kolejnym serwisie. Airtable ma wbudowany wyzwalacz dla Google Sheets.

1. W swojej bazie kliknij Automations w prawym górnym rogu.

2. Wybierz utworzenie własnej automatyzacji.

3. Jako wyzwalacz wskaż Google Sheets, opcję uruchamianą przy utworzeniu nowego wiersza.

4. Połącz konto Google i wybierz plik oraz arkusz z fakturami.

5. Jako akcję dodaj tworzenie rekordu i wskaż swoją tabelę.

6. Zmapuj kolumny z arkusza na pola w Airtable.

7. Przetestuj automatyzację i włącz ją.

Ważne ograniczenie: ten wyzwalacz reaguje tylko na nowe wiersze. Jeśli coś zmieni się w wierszu już istniejącym, Airtable tego nie podchwyci. Przy fakturach zwykle nie stanowi to problemu, bo dane dopisują się na końcu tabeli i nie zmieniają wstecz.

Sposób 2: Make.com

Make przyda się, jeśli chcesz coś więcej niż proste przepisanie wiersza do bazy.

1. Załóż konto na Make.com i utwórz nowy scenariusz.

2. Jako pierwszy moduł wybierz Google Sheets, a w nim Watch New Rows.

3. Podłącz konto Google i wskaż arkusz oraz zakładkę z fakturami.

4. Dodaj moduł Airtable z akcją tworzenia rekordu.

5. Połącz konto Airtable, wskaż bazę i tabelę, po czym zmapuj pola.

6. Uruchom scenariusz raz i sprawdź, czy rekordy pojawiły się w bazie.

7. Ustaw harmonogram, na przykład dwa razy dziennie, i zapisz.

Make daje przewagę tam, gdzie trzeba dołożyć logikę: filtr przepuszczający tylko faktury powyżej progu kwotowego, przeliczenie wartości przed zapisem albo wysłanie tej samej faktury jednocześnie do Airtable i na Slacka.

Którą opcję wybrać

Jeśli chcesz po prostu mieć faktury w bazie i nie komplikować, wystarczy Airtable Automations. Nie płacisz za kolejne narzędzie i wszystko trzymasz w jednym miejscu.

Jeśli planujesz rozbudować przepływ, dodać warunki albo wysyłać dane do kilku aplikacji naraz, wybierz Make.

Co zrobić z fakturami w Airtable

Airtable to baza danych, więc możliwości sięgają dalej niż zwykła lista.

1. Widoki pod różne zadania. Siatka do przeglądu, kanban ze statusem płatności, kalendarz z terminami przelewów. Te same dane, trzy sposoby patrzenia.

2. Grupowanie i podsumowania. Pogrupuj faktury po miesiącu albo dostawcy i włącz podsumowanie kolumny, żeby zobaczyć sumy kosztów bez żadnej formuły.

3. Powiązania i panele. Połącz faktury z tabelą dostawców lub projektów, dolicz koszty polem Rollup, a na końcu zbuduj panel finansowy w Interface Designer.

FAQ

Czy Airtable połączy się z KSeF bezpośrednio?

Nie. Airtable nie ma integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Dane prowadzisz przez KsefTools do Google Sheets, a stamtąd do bazy w Airtable.

Czy potrzebuję Make.com?

Nie zawsze. Do samego przepisania faktur wystarczy Airtable Automations. Make przyda się, gdy chcesz dołożyć filtry, przekształcenia albo wysyłać dane do kilku aplikacji jednocześnie.

Czy Airtable Automations wychwyci zmiany w istniejących wierszach?

Nie. Wyzwalacz reaguje wyłącznie na nowe wiersze w arkuszu. Przy fakturach to zwykle wystarcza, bo nowe dokumenty dopisują się na końcu tabeli.

Czy nowe faktury trafią do Airtable same?

Tak. KsefTools dopisuje faktury do arkusza, a automatyzacja tworzy z nich rekordy w bazie.

Czy mogę dodać własne pola w Airtable?

Tak. Dodajesz dowolne pola, na przykład kategorię, projekt albo notatkę, a automatyzacja uzupełnia tylko te, które zmapujesz.

Czy pobieranie jest płatne?

Zależy od planu w KsefTools. Masz 7 dni za darmo, żeby to przetestować.

Kolejne kroki

Chcesz mieć faktury z KSeF w bazie Airtable bez ręcznego przeklejania? Zacznij od połączenia KSeF z Google Sheets w KsefTools, a potem wybierz Airtable Automations albo Make. Wystarczy darmowe konto.