Regulamin

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin (dalej: “Regulamin”) określa zasady i warunki korzystania z aplikacji “KsefTools” (dalej: “Aplikacja”) oraz usług świadczonych przez Usługodawcę.
2. Aplikacja służy do automatycznej synchronizacji faktur i raportowania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Umożliwia m.in. import i synchronizację dokumentów do Google Sheets oraz wysyłkę codziennych raportów e-mail. Aplikacja jest przeznaczona głównie dla przedsiębiorców (B2B), przy czym zakup przez konsumentów jest możliwy.
3. Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (dalej: “Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną”).
4. Dostawcą usług jest Bartłomiej Bednarczyk, prowadzący działalność gospodarczą (adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej: ul. Długa 165, 32-091 Masłomiąca), posiadający NIP: 5130295456 (dalej: “Usługodawca”).
5. Kontakt z Usługodawcą jest możliwy za pomocą:
6. poczty elektronicznej - pod adresem: kontakt@kseftools.pl,
7. poczty tradycyjnej - pod adresem: ul. Długa 165, 32-091 Masłomiąca.
8. Zgodnie z Rozporządzeniem (UE) 2022/2065 (DSA), Usługodawca wyznacza punkt kontaktowy do komunikacji z organami i użytkownikami w sprawach objętych DSA: kontakt@kseftools.pl.
9. Przed rozpoczęciem korzystania z Aplikacji Użytkownik zobowiązany jest zapoznać się z Regulaminem oraz Polityką prywatności.

§ 2. Definicje

Użyte w Regulaminie wyrazy pisane wielką literą mają następujące znaczenie:

1. Cennik - dokument lub informacja określająca aktualną cenę Usługi, Okres Subskrypcji, wariant jej działania i inne warunki, dostępna pod adresem: https://kseftools.pl/cennik lub innym właściwym adresem w domenie kseftools.pl;
2. Konsument - osoba fizyczna dokonująca z Usługodawcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową;
3. Konto - panel tworzony w systemie informatycznym Aplikacji, umożliwiający Użytkownikowi korzystanie z jej funkcjonalności;
4. Niezgodność - niezgodność Usługi korzystania z Aplikacji z Umową o dostarczanie Usługi (kryteria zgodności określa art. 43k ust. 1-2 Ustawy o prawach konsumenta);
5. Okres Próbny - okres wynoszący 7 dni, w którym Usługobiorca ma prawo do bezpłatnego korzystania z Usług, służący zapoznaniu się z funkcjonalnością Aplikacji;
6. Okres Subskrypcji - okres, na który Usługodawca udostępnia Usługę zgodnie z Cennikiem (miesięczny lub roczny);
7. Opłata Subskrypcyjna - opłata uiszczana przez Usługobiorcę z góry w zamian za Usługę, ustalana zgodnie z Cennikiem obowiązującym w chwili jej zamówienia;
8. Opinia - opinia Usługobiorcy o Aplikacji, obejmująca opis doświadczeń Usługobiorcy związanych z korzystaniem z Usługi;
9. Polityka prywatności - dokument zawierający informacje o przetwarzaniu danych osobowych Użytkowników przez Usługodawcę, dostępny na. https://kseftools.pl/polityka-prywatnosci);
10. Regulamin - niniejszy dokument;
11. Treści Użytkownika - wszelkie dane (w tym dane osobowe), pliki elektroniczne, informacje i materiały zapisane przez Użytkownika na Koncie, w szczególności dane uzyskane z KSeF;
12. Umowa - umowa o dostarczanie usługi cyfrowej w rozumieniu Ustawy o prawach konsumenta, na podstawie której Usługodawca zobowiązuje się dostarczać na rzecz Użytkownika Usługę korzystania z Aplikacji; warunkiem zawarcia Umowy jest założenie Konta i akceptacja Regulaminu;
13. Usługobiorca - klient (Przedsiębiorca lub Konsument) korzystający z Aplikacji;
14. Usługodawca - podmiot wskazany w § 1 ust. 4;
15. Ustawa o prawach konsumenta - ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta;
16. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną - ustawa z dnia 18 lipca 2002 r.;
17. Użytkownik - osoba korzystająca z Aplikacji będąca Konsumentem.

§ 3. Wymagania techniczne, zasady korzystania i bezpieczeństwo

1. Do prawidłowego korzystania z Aplikacji niezbędne jest łącznie:
2. połączenie z siecią Internet,
3. posiadanie urządzenia z aktualną przeglądarką internetową,
4. posiadanie aktywnego konta poczty elektronicznej,
5. w razie korzystania z logowania Google - aktywne konto Google.
6. W ramach Aplikacji zabronione jest korzystanie z wirusów, botów, robaków bądź innych kodów lub narzędzi automatyzujących działania w sposób sprzeczny z prawem, dobrymi obyczajami lub zagrażający bezpieczeństwu Aplikacji.
7. Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji (SSL/TLS), mechanizmy kontroli dostępu oraz oprogramowanie zabezpieczające.
8. Korzystanie z usług elektronicznych wiąże się z ryzykiem ataków i nieuprawnionego dostępu. Usługodawca zaleca stosowanie oprogramowania antywirusowego i zachowanie zasad cyberbezpieczeństwa.
9. Korzystanie z Aplikacji może być nieodpłatne w Okresie Próbnym oraz odpłatne po jego zakończeniu zgodnie z Cennikiem.
10. Użytkownik zobowiązany jest podawać dane zgodne ze stanem rzeczywistym. Usługodawca nie odpowiada za skutki podania nieprawdziwych danych.

§ 4. Umowa o dostarczanie Usługi

1. Na podstawie Umowy, Usługodawca umożliwia Usługobiorcy - w zakresie zgodnym z wybranym wariantem w Cenniku - korzystanie z funkcjonalności Aplikacji.
2. Zawarcie Umowy w Okresie Próbnym następuje po: rejestracji w Aplikacji, zaznaczeniu akceptacji Regulaminu i Polityki prywatności oraz aktywacji Konta.
3. Rejestracja może nastąpić także przez logowanie Google. W takim przypadku Użytkownik wyraża zgodę na przekazanie Aplikacji podstawowych danych konta niezbędnych do uwierzytelnienia.
4. Kliknięcie w link aktywacyjny lub skuteczne uwierzytelnienie przez Google jest równoznaczne z zawarciem nieodpłatnej Umowy w Okresie Próbnym (7 dni).
5. Po upływie Okresu Próbnego, Usługobiorca może kontynuować korzystanie z Usługi w sposób odpłatny zgodnie z Cennikiem (miesięcznie lub rocznie, z automatycznym odnowieniem).
6. W trakcie Okresu Próbnego Usługobiorca ma dostęp do funkcjonalności zgodnie z aktualną ofertą. Po przejściu na plan płatny wszystkie dane i konfiguracje pozostają na Koncie.
7. Usługodawca może udostępniać systemy płatności oferowane przez operatorów zewnętrznych (np. EasyCart/Stripe). Zawarcie Umowy odpłatnej następuje z chwilą skutecznego obciążenia metody płatności.
8. Usługodawca informuje, że zapewnienie zgodności Usługi z Umową może wymagać instalowania aktualizacji.
9. Postanowienia ust. 10-18 stosuje się do Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach Konsumenta.
10. W przypadku braku udzielenia dostępu do Usługi niezwłocznie po zawarciu Umowy, Usługobiorca wzywa Usługodawcę do niezwłocznego udzielenia dostępu (e-mail wskazany w § 1 ust. 5).
11. Jeśli mimo wezwania dostęp nie zostanie udzielony niezwłocznie, Usługobiorca może odstąpić od Umowy. Dodatkowo zastosowanie ma art. 43j ust. 5 Ustawy o prawach konsumenta.
12. Usługobiorca może wypowiedzieć Umowę poprzez samodzielne usunięcie Konta lub złożenie dyspozycji e-mail. Usługodawca usuwa Konto niezwłocznie po otrzymaniu oświadczenia albo po upływie okresu wypowiedzenia, jeśli dotyczy.
13. W przypadku naruszenia Regulaminu przez Usługobiorcę i braku usunięcia naruszenia po wezwaniu, Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z 7-dniowym okresem wypowiedzenia, z możliwością czasowej blokady dostępu, jeśli to konieczne dla zapobieżenia dalszym naruszeniom.
14. Usunięcie Konta jest równoznaczne z archiwizacją Treści Użytkownika, a następnie ich usunięciem po zakończeniu okresu archiwizacji.
15. Usługobiorca ma prawo do:
16. pobrania wszystkich swoich danych w formacie JSON/CSV,
17. przeniesienia danych do innego systemu,
18. otrzymania historii przetworzonych dokumentów;

Dane udostępniane są w terminie do 30 dni od zgłoszenia żądania.

§ 5. Opłaty i rozliczenia

1. Ceny usług w Cenniku są wyrażone w PLN oraz stanowią wartości netto, do których doliczany jest podatek VAT według stawki właściwej (co do zasady 23%).
2. O ile nie postanowiono inaczej, płatności należne Usługodawcy są uiszczane za pomocą systemów płatności dostępnych w Aplikacji (EasyCart/Stripe).
3. Usługobiorca uiszcza Opłatę Subskrypcyjną zgodnie z Cennikiem. Zmiany Cennika ogłaszane są w Aplikacji i nie stanowią zmian Regulaminu.
4. Za dzień płatności uznaje się dzień skutecznego obciążenia metody płatności/zaksięgowania wpłaty. Po zaksięgowaniu Usługodawca udziela dostępu i wystawia fakturę VAT.
5. Opłata Subskrypcyjna w planach odnawialnych jest pobierana automatycznie z góry za dany Okres Subskrypcji.
6. Brak zapłaty Opłaty Subskrypcyjnej może skutkować wstrzymaniem dostępu do funkcjonalności do czasu uregulowania należności.

§ 6. Cennik

1. Aktualny Cennik jest dostępny pod adresem https://kseftools.pl/cennik.
2. Cennik może przewidywać określony zakres Usług dostępnych nieodpłatnie.
3. Usługodawca może dokonać zmiany Cennika w każdym czasie.
4. Zmiana Cennika nie wpływa na opłaty należne w Umowach zawartych przed zmianą Cennika do końca bieżącego Okresu Subskrypcji.

§ 7. Reklamacje - Konsumenci oraz Przedsiębiorcy na prawach Konsumenta

1. Postanowienia niniejszego paragrafu mają zastosowanie wyłącznie do Konsumentów oraz Przedsiębiorców na prawach Konsumenta.
2. Usługa musi być zgodna z Umową przez cały okres jej dostarczania. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za Niezgodność ujawnioną w tym okresie.
3. W przypadku ujawnienia Niezgodności, Usługobiorca może złożyć reklamację z żądaniem doprowadzenia Usługi do zgodności z Umową.
4. Reklamacje składa się e-mailem na adres wskazany w § 1 ust. 5.
5. Reklamacja powinna zawierać: imię i nazwisko, adres e-mail, opis Niezgodności oraz żądanie.
6. Usługodawca może odmówić doprowadzenia do zgodności, jeśli jest to niemożliwe lub wymagałoby nadmiernych kosztów.
7. Odpowiedź na reklamację udzielana jest e-mailem w terminie 14 dni od jej otrzymania, z podaniem decyzji i ewentualnego terminu doprowadzenia do zgodności.
8. Usługobiorca może odstąpić od Umowy w przypadkach określonych w art. 43l-43m Ustawy o prawach konsumenta, w szczególności gdy Niezgodność jest istotna albo nie została usunięta w rozsądnym czasie bez nadmiernych niedogodności.
9. W przypadku odstąpienia od Umowy Usługodawca usuwa Konto niezwłocznie po otrzymaniu oświadczenia. Usługobiorca jest zobowiązany zaprzestać korzystania z Usługi.

§ 8. Reklamacje - Przedsiębiorcy

1. Postanowienia niniejszego paragrafu mają zastosowanie wyłącznie do Przedsiębiorców.
2. Przedsiębiorca może złożyć reklamację e-mailem lub pisemnie w terminie 30 dni od ujawnienia niezgodności.
3. Reklamacja powinna zawierać: nazwę Usługobiorcy, adres e-mail, opis niezgodności.
4. Usługodawca może odmówić doprowadzenia Usługi do zgodności, jeśli jest to niemożliwe albo wymagałoby nadmiernych kosztów.
5. Odpowiedź na reklamację udzielana jest w terminie 21 dni (w przypadkach szczególnie skomplikowanych do 30 dni).

§ 9. Prawo odstąpienia od Umowy

1. Na podstawie art. 27 i n. Ustawy o prawach konsumenta, Konsument ma prawo odstąpić od Umowy bez podania przyczyny w terminie 14 dni od jej zawarcia.
2. Usługodawca rozszerza prawo do odstąpienia od Umowy również na Przedsiębiorców.
3. Oświadczenie o odstąpieniu może być złożone w dowolnej formie, w szczególności na formularzu z załącznika nr 2 do Ustawy o prawach konsumenta. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed upływem 14 dni.
4. Usługodawca potwierdza otrzymanie oświadczenia e-mailem. Konto jest usuwane niezwłocznie po otrzymaniu oświadczenia.

§ 10. Treści i Opinie Usługobiorcy

1. Usługobiorca może przesyłać Opinie o Aplikacji oraz wprowadzać Treści Użytkownika w ramach korzystania z Usługi.
2. Przesłanie Opinii nie nakłada obowiązku jej publikacji. Opinia może zostać usunięta w dowolnym czasie.
3. Zabronione jest umieszczanie Treści/Opinii: sprzecznych z prawem, dobrymi obyczajami, naruszających dobra osobiste lub prawa osób trzecich, o charakterze reklamowym, politycznym, religijnym lub dyskryminującym, a także promujących działalność konkurencyjną.
4. Każda osoba może zgłosić Treść/Opinię naruszającą Regulamin poprzez e-mail: kontakt@kseftools.pl. Zgłoszenie powinno zawierać uzasadnienie, lokalizację treści (np. URL), dane zgłaszającego oraz oświadczenie o działaniu w dobrej wierze.
5. Usługodawca potwierdza otrzymanie zgłoszenia, może wezwać do uzupełnienia braków i rozpoznaje zgłoszenie w rozsądnym terminie (co do zasady 14 dni). Na czas weryfikacji widoczność treści może zostać zablokowana.
6. Decyzja obejmuje usunięcie lub przywrócenie treści z uzasadnieniem i informacją o możliwościach odwołania.
7. Od decyzji przysługuje odwołanie e-mailem lub pisemnie (adres w § 1 ust. 5). Odwołania rozpatrywane są co do zasady w terminie 14 dni.
8. Przesłanie Treści/Opinii oznacza oświadczenie, że Usługobiorca jest autorem treści i ponosi odpowiedzialność za skutki jej publikacji.
9. Przesłanie Opinii oznacza udzielenie Usługodawcy nieodpłatnej, niewyłącznej licencji na wykorzystanie Opinii bez ograniczeń terytorialnych i czasowych w materiałach promocyjnych, z prawem udzielania sublicencji w zakresie niezbędnym do publikacji. Dopuszcza się niezbędne modyfikacje formatu bez zmiany istoty treści.

§ 11. Wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI)

1. Aplikacja nie udostępnia obecnie funkcji AI po stronie użytkownika.
2. Postanowienia dotyczące AI zarezerwowane są na przyszłość i mogą zostać wprowadzone poprzez zmianę Regulaminu zgodnie z § 17.

§ 12. Odpowiedzialność i poziom usług

1. Usługodawca świadczy Usługi z należytą starannością.
2. Usługodawca nie gwarantuje określonego poziomu dostępności w skali miesiąca (brak twardego SLA). Prace serwisowe będą prowadzone w sposób możliwie najmniej uciążliwy i komunikowane z wyprzedzeniem, jeśli to możliwe.
3. W relacjach z Przedsiębiorcami wyłącza się odpowiedzialność Usługodawcy za utracone korzyści, w granicach dopuszczalnych przez prawo.
4. W zakresie dozwolonym przez prawo Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki:
5. korzystania z funkcjonalności niezgodnie z ich przeznaczeniem,
6. podania nieprawdziwych danych,
7. wykorzystania danych dostępowych przez osoby trzecie, które weszły w ich posiadanie na skutek ujawnienia lub niewystarczającego zabezpieczenia po stronie Użytkownika.
8. Usługodawca nie odpowiada za zakłócenia działania Aplikacji wynikające z:
9. siły wyższej, w tym niedostępności kluczowych usług zewnętrznych,
10. niezbędnych prac serwisowych,
11. przyczyn leżących po stronie Użytkownika,
12. przyczyn niezależnych od Usługodawcy.
13. Po zakończeniu Umowy Usługodawca zapewnia dostęp tylko-do-odczytu do danych przez 30 dni, a następnie usuwa dane. Przed usunięciem Usługobiorca może zażądać pełnego eksportu danych (JSON/CSV) lub migracji asystowanej (jeśli dostępna, może być odpłatna).

§ 13. Własność intelektualna Usługodawcy

1. Elementy Aplikacji (nazwa, logo, interfejs, oprogramowanie, bazy danych, materiały) podlegają ochronie na podstawie właściwych przepisów prawa.
2. Jakiekolwiek korzystanie z własności intelektualnej Usługodawcy bez uprzedniej zgody jest zabronione.

§ 14. Pozasądowe rozwiązywanie sporów - Konsumenci oraz Przedsiębiorcy na prawach Konsumenta

1. Konsument oraz Przedsiębiorca na prawach Konsumenta mogą skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń.
2. Informacje na temat trybów dostępne są u rzeczników konsumentów, w Inspekcji Handlowej oraz w UOKiK.

§ 15. Dane osobowe

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez Usługodawcę znajdują się w Polityce prywatności dostępnej na https://kseftools.pl/polityka-prywatnosci).

§ 16. Zmiana Usługi - Konsumenci oraz Przedsiębiorcy na prawach Konsumenta

1. Usługodawca może zmieniać Usługę w celu dostosowania do nowych urządzeń/oprogramowania, wprowadzania nowych funkcji lub wypełniania obowiązków prawnych.
2. Zmiana Usługi nie może wiązać się z kosztami po stronie Usługobiorcy.
3. O zmianach Usługodawca informuje komunikatem w Koncie, a w razie istotnego i negatywnego wpływu - e-mailem co najmniej 7 dni przed zmianą, z pouczeniem o prawie do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym w terminie 30 dni od dokonania zmiany.
4. Wypowiedzenie wywołuje skutki jak przy odstąpieniu z powodu Niezgodności (w tym usunięcie Konta).

§ 17. Zmiana Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin w przypadku: zmiany przedmiotu działalności, uruchomienia/zmiany/wycofania usług, modyfikacji technicznych Aplikacji lub konieczności dostosowania do przepisów prawa.
2. O zmianie Regulaminu Usługobiorca zostanie poinformowany poprzez publikację nowej wersji w Aplikacji oraz przesłanie jej e-mailem.
3. Do Umów zawartych przed zmianą Regulaminu stosuje się postanowienia dotychczasowe do końca bieżącego Okresu Subskrypcji lub do czasu akceptacji nowej wersji.
4. Użytkownik, który nie zgadza się na zmianę, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w terminie 10 dni od dnia otrzymania informacji o zmianie. Brak wypowiedzenia oznacza akceptację zmiany.
5. Wypowiedzenie następuje poprzez złożenie oświadczenia e-mailem; Konto zostaje usunięte niezwłocznie po otrzymaniu oświadczenia.

§ 18. Postanowienia końcowe

1. Aktualna wersja Regulaminu obowiązuje od dnia 01.7.2026 r.
2. Regulamin podlega prawu polskiemu. Spory będą rozwiązywane polubownie, a w razie braku porozumienia - przed sądem powszechnym właściwym ze względu na siedzibę Usługodawcy.
3. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego, w tym Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną i Ustawa o prawach konsumenta.