Cynamon Catering, to firma cateringowa, która działa w Łodzi od ponad 14 lat. Firma współpracuje z kilkudziesięcioma dostawcami, a przed KSeF faktury spływały z wielu źródeł i były ręcznie wprowadzane do arkuszy i systemów księgowych.
Problem pojawiał się, gdy brakowało czasu. Część kosztów nie trafiała do budżetu na bieżąco, przez co właściciel dopiero po kilku miesiącach zauważał zaległości. Trudno było kontrolować food cost i szybko reagować na zmiany cen u dostawców.
Kluczowym założeniem było prostota. Firma nie potrzebowała kolejnego narzędzia do zarządzania - chciała mieć dane w miejscu, które już zna. Wybór padł na Google Sheets, który firma wykorzystuje też do wpinania danych w wewnętrzne procesy.
Podpięcie konta przez token KSeF. Od tej chwili wszystkie faktury kosztowe pobierają się z KSeF i trafiają do jednego arkusza w Google Sheets, który stał się źródłem prawdy o kosztach w firmie.
Na bazie danych w Google Sheets powstał raport pokazujący food cost w czasie rzeczywistym oraz listę TOP 50 produktów i kategorii z największymi wydatkami.
Wykorzystując aplikację Lovable zbudowaliśmy interaktywny dashboard KSeF, który pobiera dane bezpośrednio z Google Sheets. Pokazuje dane i wykresy w czasie rzeczywistym na podstawie faktur z KSeF.
Firma widzi na bieżąco, ile wydaje na mięso, warzywa, napoje i inne grupy produktów, a wahania cen u dostawców są widoczne od razu - bez czekania na koniec miesiąca.
Czas poświęcany na ręczne zbieranie i sumowanie kosztów skurczył się do przeglądu raportu. Dane są gotowe automatycznie - wystarczy je przeczytać i podjąć decyzje.
Lista największych wydatków pozwala szybko zobaczyć, gdzie jest przestrzeń do negocjacji z dostawcami i które kategorie kosztów rosną ponad normę.
Koszty wydarzeń aktualizują się na bieżąco wraz z pojawianiem się nowych faktur. Zespół ma stały podgląd budżetów, kosztów i marż bez potrzeby ręcznego aktualizowania danych.
