Jak Cynamon Catering kontroluje food cost fakturami z KSeF
Poznaj historię firmy gastronomicznej, która dzięki KsefTools zamiast przepisywać faktury z KSeF, zaczęła je analizować.
Kontekst
Cynamon Catering to firma cateringowa, która działa w Łodzi od ponad 14 lat. Firma współpracuje z kilkudziesięcioma dostawcami, a przed KSeF faktury spływały z wielu źródeł i były ręcznie wprowadzane do arkuszy i systemów księgowych.
Problem pojawiał się, gdy brakowało czasu. Część kosztów nie trafiała do budżetu na bieżąco, przez co właściciel dopiero po kilku miesiącach zauważał zaległości. Trudno było kontrolować food cost i szybko reagować na zmiany cen u dostawców.
„Idealne tzn. proste i łatwe do wdrożenia rozwiązanie problemu wahań cen produktów w firmach produkcyjnych i usługowych. Dzięki KsefTools możemy bez żadnych dodatkowych narzędzi i aplikacji kontrolować nasz food cost oraz listę TOP 50 produktów, na które wydajemy najwięcej. Dzięki temu, że system pokazuje dane w Google Sheets, nadaje się też idealnie do wpinania w wewnętrzne systemy firmy.”
Wdrożenie
Założenie było jedno: prostota. Firma nie potrzebowała kolejnego narzędzia do zarządzania - chciała mieć dane w miejscu, które już zna. Wybór padł na Google Sheets, który firma wykorzystuje też do wpinania danych w wewnętrzne procesy.
Integracja z KsefTools
Podpięcie konta przez token KSeF. Od tej chwili wszystkie faktury kosztowe pobierają się z KSeF i trafiają do jednego arkusza w Google Sheets, który stał się źródłem prawdy o kosztach w firmie.
Raport food cost i TOP 50 produktów
Na bazie danych w Google Sheets powstał raport pokazujący food cost w czasie rzeczywistym oraz listę TOP 50 produktów i kategorii z największymi wydatkami.
Dashboard KSeF do analizy danych
W Lovable zbudowaliśmy interaktywny dashboard, który pobiera dane bezpośrednio z Google Sheets i w czasie rzeczywistym pokazuje wykresy na podstawie faktur z KSeF.
Rezultaty
Kontrola nad food cost
Firma widzi na bieżąco wydatki na produkty i od razu zauważa wahania cen u dostawców.
Oszczędność czasu
Dane są gotowe automatycznie - zespół przegląda raport i od razu podejmuje decyzje.
TOP 50 produktów pod kontrolą
Lista największych wydatków wskazuje obszary do negocjacji i kategorie kosztów rosnące ponad normę.
Finanse w czasie rzeczywistym
Koszty aktualizują się z każdą nową fakturą, więc budżety i marże widać na bieżąco.