Kontekst
Cudotwórnia Events zajmuje się organizacją wydarzeń dla firm. Całą pracę operacyjną prowadzą w Notion - od harmonogramamów, przez budżety, po rozliczenia projektów.
Każdego miesiąca przez firmę przechodzi od 400 do 800 faktur kosztowych. Wcześniej większość dokumentów była obsługiwana ręcznie - pracownicy przepisywali dane, wprowadzali faktury do systemu i przypisywali je do odpowiednich projektów.
Przy takiej skali pojawiały się typowe problemy operacyjne - literówki, gubienie faktur i czasochłonne uzupełnianie danych.
Ręczne przepisywanie faktur
Błędy przy wprowadzaniu danych
Gubienie papierowych faktur
Żmudny i czasochłonny proces
Ręczne dopasowanie faktur do eventów
Wdrożenie
Kluczowym założeniem było to, żeby uprościć sposób pracy zespołu. Jedyna zmiana po stronie pracowników: przy zamawianiu usługi od dostawcy podają mu swój wewnętrzny numer projektu, który trafia na fakturę jako ID wewnętrzne. Resztą zajmuje się automatyzacja.
01
Integracja z KsefTools
Integracja z KSeF została podpięta za pomocą tokenu dostępowego. Dzięki temu faktury automatycznie pobierają się z KSeF i trafiają bezpośrednio do jednego arkusza w Google Sheets.
02
Integracja z Notion
Kolejnym krokiem było przesyłanie faktur z Google Sheets do Notion. Do integracji wykorzystaliśmy 'Make.com'.
Na tym etapie ustawiliśmy też automatyczne przypisywanie faktur do konkretnych wydarzeń. System sprawdza ID wewnętrzne na fakturze i porównuje je z ID projektu w Notion. Jeśli wartości się zgadzają, faktura zostaje przypisana do odpowiedniego wydarzenia.
03
Zatwierdzanie Faktur
W Notion zbudowaliśmy specjalny panel, do którego trafiają wszystkie faktury z KSeF. To centralne miejsce do weryfikacji dokumentów i zatwierdzania faktur przed dalszym rozliczeniem.
Rezultaty
Oszczędność czasu
Faktury automatycznie trafiają z KSeF do Google Sheets i dalej do Notion. Zespół nie musi już ręcznie przepisywać danych ani pilnować obiegu dokumentów.
Ograniczenie błędów
Wdrożenie KsefTools ograniczyło problemy związane z ręcznym wprowadzaniem danych - literówki, błędne kwoty czy pomyłki przy przypisywaniu kosztów do projektów.
Finanse w czasie rzeczywistym
Koszty wydarzeń aktualizują się na bieżąco wraz z pojawianiem się nowych faktur. Zespół ma stały podgląd budżetów, kosztów i marż bez potrzeby ręcznego aktualizowania danych.
Przypisywanie faktur do wydarzeń
Dzięki wykorzystaniu ID wewnętrznego faktury automatycznie trafiają do odpowiednich eventów w Notion. Każdy koszt od razu jest przypisany do właściwego projektu.
