Jak Cudotwórnia Events przestała ręcznie przepisywać faktury dzięki KsefTools
Poznaj historię agencji eventowej, która dzięki KsefTools zautomatyzowała przepływ faktur z KSeF do Notion
Kontekst
Cudotwórnia Events zajmuje się organizacją wydarzeń dla firm. Całą pracę operacyjną prowadzą w Notion - od harmonogramów, przez budżety, po rozliczenia projektów.
Każdego miesiąca przez firmę przechodzi od 400 do 800 faktur kosztowych. Wcześniej pracownicy obsługiwali większość dokumentów ręcznie: przepisywali dane, wprowadzali faktury do systemu i przypisywali je do projektów.
Przy takiej skali pojawiały się literówki, gubione faktury i czasochłonne uzupełnianie danych.
„Dzięki KsefTools faktury z KSeF szybko pojawiają się w naszym systemie Notion, w którym zarządzamy firmą i klientami. Dzięki sprytnym automatyzacjom program sam dopasowuje fakturę do eventu, a my tylko to zatwierdzamy. Gigantyczna oszczędność czasu... a co za tym idzie pieniędzy :)”
Wdrożenie
Założenie było jedno: uprościć pracę zespołu. Jedyna zmiana po stronie pracowników: przy zamawianiu usługi od dostawcy podają mu swój wewnętrzny numer projektu, który trafia na fakturę jako ID wewnętrzne. Resztą zajmuje się automatyzacja.
Integracja z KsefTools
Konto podpięliśmy tokenem KSeF. Od tej chwili faktury pobierają się automatycznie i trafiają do jednego arkusza w Google Sheets.
Integracja z Notion
Kolejnym krokiem było przesyłanie faktur z Google Sheets do Notion. Do integracji wykorzystaliśmy Make.com.
Na tym etapie ustawiliśmy też automatyczne przypisywanie faktur do konkretnych wydarzeń. System sprawdza ID wewnętrzne na fakturze i porównuje je z ID projektu w Notion. Jeśli wartości się zgadzają, faktura zostaje przypisana do odpowiedniego wydarzenia.
Zatwierdzanie faktur
W Notion zbudowaliśmy panel, do którego trafiają wszystkie faktury z KSeF. Tam zespół sprawdza i zatwierdza dokumenty przed rozliczeniem.
Rezultaty
Oszczędność czasu
Faktury trafiają z KSeF do Google Sheets i dalej do Notion automatycznie - bez ręcznego przepisywania danych.
Mniej błędów
Dane prosto z KSeF ograniczają literówki, błędne kwoty i pomyłki przy przypisywaniu kosztów do projektów.
Finanse na bieżąco
Koszty wydarzeń aktualizują się wraz z nowymi fakturami, a zespół ma stały podgląd budżetów i marż.
Faktury przypisane do eventów
ID wewnętrzne automatycznie łączy każdą fakturę z właściwym wydarzeniem w Notion.