Jak pobrać pozycje faktur z KSeF do Excela lub Google Sheets?

Suma faktury to za mało

Większość zestawień faktur kończy się na nagłówkach: dostawca, data, kwota netto, VAT, brutto. To wystarczy, żeby wiedzieć, ile wydałeś u kogo.

Nie wystarczy jednak do kontroli kosztów. Jedna faktura z hurtowni spożywczej to naraz mięso, warzywa, nabiał i chemia. Jedna faktura ze składu budowlanego to cement, płyty, kleje, kable i kilkadziesiąt innych rzeczy. Z sumy nie wyczytasz, co podrożało.

Dlaczego pozycje zwykle się przepisuje

Wszystkie pozycje są w KSeF. Każda faktura ustrukturyzowana zawiera je w pliku XML. Problem w tym, jak je stamtąd wyciągnąć.

• Limit 10 faktur naraz. Aplikacja Podatnika pobiera faktury partiami, a każdą partię zaznaczasz ręcznie.
• XML nie daje tabeli. Ma wielopoziomową strukturę i po otwarciu w Excelu nie widać czytelnej listy pozycji.
• PDF służy do czytania. Nie posortujesz w nim pozycji ani nie zsumujesz kosztów produktu.

W praktyce ktoś siada i przepisuje pozycje ręcznie. Albo puszcza PDF-y przez OCR, a potem sprawdza, czy program dobrze odczytał ceny. Przy kilkuset pozycjach miesięcznie to kilka dni pracy, a wynik zawsze przychodzi z opóźnieniem.

Jak wyglądają pozycje faktur w arkuszu

KsefTools pobiera faktury z KSeF i oprócz nagłówków zapisuje osobno pozycje. Jedna pozycja z faktury to jeden wiersz.

Kolumna	Co zawiera
Nazwa	Nazwa produktu albo usługi
Ilość	Liczba sztuk, kilogramów albo innych jednostek
Cena jednostkowa	Cena za jednostkę
Netto, VAT, brutto	Wartości dla tej pozycji
Numer KSeF i numer faktury	Powiązanie pozycji z dokumentem i dostawcą

Kwoty są od razu liczbami. Możesz filtrować, sortować, robić tabele przestawne i dodawać własne kolumny, na przykład kategorię albo projekt. Nowe faktury dopisują się do arkusza same, razem z pozycjami.

Gastronomia: koszt każdego produktu

Restauracja albo catering kupuje od kilkudziesięciu dostawców. Na fakturach są setki produktów miesięcznie. Food cost liczony z sum faktur jest zawsze przybliżony.

Z pozycji odczytasz konkretne rzeczy:

• Ceny jednostkowe w czasie. Ile kosztował kilogram danego produktu w tym miesiącu, a ile w poprzednim. Podwyżkę widać już w tygodniu, w którym przyszła.
• TOP produktów. Lista tego, na co idzie najwięcej pieniędzy. Od razu wiesz, z kim negocjować.
• Porównanie dostawców. Ten sam produkt od dwóch hurtowni obok siebie.
• Koszt dania. Jeśli masz receptury, łączysz je z aktualnymi cenami jednostkowymi, a nie z cenami sprzed pół roku.

Tak pracuje Cynamon Catering z Łodzi. Ma kilkudziesięciu dostawców i na danych z KSeF prowadzi raport TOP 50 produktów, na które wydaje najwięcej, oraz kontrolę food costu. Więcej w case study Cynamon Catering i we wpisie o kosztach w gastronomii.

Budowa i remonty: koszt materiału na konkretną inwestycję

W budownictwie i nieruchomościach problem jest jeszcze większy. Jedna faktura ze składu potrafi mieć kilkadziesiąt, a nawet kilkaset pozycji. Przy kilku budowach naraz robią się z tego setki wierszy miesięcznie, które ktoś musi rozpisać na inwestycje.

Gdy masz pozycje w arkuszu:

• Przypisujesz materiał do budowy. Dodajesz kolumnę z nazwą inwestycji i wiesz, ile naprawdę kosztował materiał na każdą z nich.
• Pilnujesz kosztu budowy w trakcie. Jeśli kosztorys zaczyna się rozjeżdżać, widzisz to od razu.
• Śledzisz ceny materiałów. Cement, stal, płyty. Widzisz, co drożeje i u którego dostawcy.
• Porównujesz zakupy z kosztorysem. Ilości z faktur obok ilości z planu.

Dom Plus, firma budowlana, przetwarzała wcześniej blisko 3000 pozycji z faktur przez OCR. Teraz dane trafiają do arkuszy automatycznie. W osiem miesięcy firma obniżyła koszty materiałowe o 16 procent.

-16%

kosztów materiałowych w 8 miesięcy

Zanim wdrożyliśmy KsefTools, zmagaliśmy się z ręcznym przepisywaniem blisko 3000 pozycji z faktur z użyciem niedoskonałych programów OCR. Dzisiaj dane z KSeF trafiają do naszych arkuszy w pełni automatycznie. To pozwoliło nam przejść z trybu administracyjnej pracy do realnej kontroli kosztów budów. Dzięki błyskawicznemu dostępowi do informacji o cenach jednostkowych szybciej wykrywamy błędy, negocjujemy lepsze warunki i podejmujemy decyzje w oparciu o fakty. Dzięki temu narzędziu w 8 miesięcy zeszliśmy z kosztów materiałowych o 16%.

Zobacz opinię w Google

Jak pobrać pozycje faktur z KSeF krok po kroku

1. Załóż konto w KsefTools i uruchom bezpłatny test.
2. Podepnij KSeF tokenem. Generujesz go w Aplikacji Podatnika i wklejasz razem z NIP-em. Zajmuje to około 30 sekund. Szczegóły w instrukcji połączenia z KSeF.
3. Utwórz integrację do Google Sheets. Wybierz faktury kosztowe, datę początkową i częstotliwość odświeżania.
4. Otwórz arkusz. Faktury i ich pozycje trafiają do osobnych zakładek. Jeśli wolisz Excela, pobierasz arkusz jako plik xlsx.

Od tego momentu dokładasz własne kolumny i liczysz po swojemu. KsefTools dopisuje nowe wiersze i nie rusza tego, co dodasz obok.

FAQ

Zacznij od jednego miesiąca

Pobierz pozycje z faktur kosztowych za ostatni miesiąc i posortuj je po wartości. Zobaczysz, na co naprawdę idą pieniądze.

Test trwa 7 dni i nie wymaga podpinania karty. Podpięcie KSeF zajmuje około 30 sekund, dostęp jest wyłącznie do odczytu i możesz go cofnąć w każdej chwili.