Jak pobrać listę faktur z KSeF do Excela lub Google Sheets?
Szybka odpowiedź
W Aplikacji Podatnika nie wyeksportujesz pełnej listy faktur do tabeli. Dokumenty trzeba zaznaczać ręcznie, maksymalnie po 10, i pobierać jako pliki XML albo PDF. Jeśli potrzebujesz listy, którą można filtrować, uzupełniać i podsumowywać, dane muszą trafić do Excela, Google Sheets albo pliku CSV. KsefTools pobiera je automatycznie i dopisuje do arkusza nowe faktury.
Dlaczego Aplikacja Podatnika nie pozwala wyeksportować listy faktur
Wszystkie faktury są w KSeF. Problem zaczyna się wtedy, gdy chcesz pobrać pełną listę dokumentów i pracować na niej poza systemem.
Limit 10 faktur naraz. Dokumenty pobierasz partiami po 10, a przed każdą partią musisz je ręcznie zaznaczyć. Przy dwustu fakturach miesięcznie oznacza to dwadzieścia rund klikania. Przy tysiącu nikt nie chce robić tego ręcznie.
Tylko XML i PDF. Żaden z tych formatów nie daje wygodnej listy faktur. XML jest przeznaczony dla systemów i ma wielopoziomową strukturę. Jedna faktura może zawierać nawet kilkaset pól. PDF służy do czytania pojedynczego dokumentu. Nie zsumujesz z niego kwot ani nie przefiltrujesz faktur.
Brak eksportu listy do tabeli. Aplikacja pokazuje dokumenty, ale nie pozwala wyeksportować ich jako jednej tabeli, którą można sortować, filtrować i uzupełniać własnymi kolumnami.
W efekcie dane z faktur trzeba ręcznie przenosić do arkusza i powtarzać tę pracę co miesiąc.
Sposoby pobrania listy faktur z KSeF: porównanie
| Aplikacja Podatnika | Własna integracja z API KSeF | KsefTools | |
|---|---|---|---|
| Limit dokumentów | 10 naraz | Zależy od integracji | Cały wybrany okres |
| Format | XML albo PDF | Taki, jaki zaprogramujesz | Google Sheets, Excel, CSV z arkusza |
| Lista w jednej tabeli | Nie | Tak, po zbudowaniu | Tak |
| Nowe faktury | Ręczne pobieranie | Zależy od integracji | Dopisywane automatycznie |
| Wymagana wiedza techniczna | Nie | Tak, programowanie | Nie |
| Czas uruchomienia | Od razu, ale dużo klikania | Dni lub tygodnie pracy | Około 30 sekund na podłączenie KSeF |
Do czego potrzebna jest lista faktur z KSeF
Lista w arkuszu pozwala:
- Zamknąć miesiąc. Porównać faktury z KSeF z danymi w księgowości albo systemie ERP i sprawdzić, czy wszystko się zgadza.
- Przypisać kategorie kosztów. Podzielić wydatki na grupy i zobaczyć, na co firma wydaje pieniądze.
- Opisać i oznaczyć faktury. Dodać własne kolumny, na przykład status płatności, projekt albo osobę odpowiedzialną.
- Policzyć sumy i przygotować raport. Dla wybranego okresu, kontrahenta albo kategorii.
- Przesłać dane dalej. Do Notion, Airtable, systemu księgowego albo automatyzacji.
Jak pobrać listę faktur z KSeF do Excela lub Google Sheets
Potrzebujesz danych w formacie tabelarycznym: w Excelu, Google Sheets albo pliku CSV.
KsefTools łączy się z KSeF i zaciąga faktury bezpośrednio do arkusza. Nie obowiązuje limit 10 dokumentów. Możesz wyciągnąć listę faktur z całego wybranego okresu, a kolejne dokumenty będą automatycznie dopisywane do arkusza.
Jak to ustawić:
- Załóż konto w KsefTools i uruchom bezpłatny test.
- Połącz KSeF za pomocą tokenu. Wygeneruj go w Aplikacji Podatnika, a następnie wklej razem z NIP-em. Zajmuje to około 30 sekund.
- Wybierz zakres. Określ typ faktur, kosztowe albo sprzedażowe, oraz okres i częstotliwość odświeżania.
Gotową listę możesz samodzielnie filtrować, grupować i uzupełniać o własne kolumny.
Jakie dane znajdziesz na liście faktur
Każda faktura zajmuje jeden wiersz w arkuszu. Kolumny obejmują:
| Kolumna | Co zawiera |
|---|---|
| Numer faktury | Numer nadany przez wystawcę |
| Numer KSeF | Unikalny numer nadany przez KSeF |
| Daty | Daty z faktury |
| Sprzedawca | Nazwa i NIP |
| Nabywca | Nazwa i NIP |
| Kwoty | Netto, VAT i brutto |
| Waluta | Waluta faktury |
Co potem zrobić z listą faktur
Dane w arkuszu możesz dalej obrabiać według własnych potrzeb.
- Dodaj kolumny, których nie ma w KSeF, na przykład kategorię kosztu.
- Zbuduj tabelę przestawną pokazującą koszty według kontrahentów.
- Przy zamknięciu miesiąca porównaj faktury z rejestrem w systemie księgowym.
- Prześlij dane do Notion, Airtable albo automatyzacji w Make.
KsefTools dopisuje nowe faktury jako kolejne wiersze i nie zmienia kolumn dodanych przez Ciebie.
Co z bezpieczeństwem
- Token KSeF ma wyłącznie uprawnienie do odczytu. Nie można za jego pomocą wystawić ani zmienić faktury.
- Faktury nie są przechowywane na serwerach KsefTools. Trafiają bezpośrednio do Twojego arkusza.
- Dostęp do Google obejmuje tylko arkusze utworzone przez KsefTools, a nie cały Dysk Google.
- Token jest przechowywany w postaci zaszyfrowanej. Możesz go unieważnić w każdej chwili.
FAQ
Czy da się pobrać listę faktur z Aplikacji Podatnika?
Nie w formie jednej tabeli. Aplikacja pozwala pobierać maksymalnie 10 dokumentów naraz, wyłącznie jako pliki XML albo PDF. Pełną listę trzeba przygotować samodzielnie albo wyeksportować za pomocą zewnętrznego narzędzia.
Jak wyeksportować faktury z KSeF do Excela?
Podłącz KSeF do narzędzia, które zapisuje faktury w arkuszu, na przykład KsefTools. Dostaniesz listę w Excelu albo Google Sheets, w której każda faktura to jeden wiersz.
Czy mogę pobrać listę faktur przez API KSeF?
Tak, ale wymaga to zbudowania własnej integracji, czyli pracy programisty. Trzeba też samodzielnie przerobić pliki XML na tabelę.
Dlaczego XML nie nadaje się do pracy z listą faktur?
XML ma wielopoziomową strukturę i jest przeznaczony dla systemów, a nie do pracy w arkuszu. Jedna faktura może zawierać nawet kilkaset pól. Excel otworzy taki plik, ale dane będą wymagały ręcznego uporządkowania i zmapowania.
Ile faktur mogę pobrać naraz?
W Aplikacji Podatnika maksymalnie 10. KsefTools pozwala pobrać faktury z całego wybranego okresu, bez tego limitu.
W jakim formacie dostanę listę faktur?
W Google Sheets albo Excelu. Jeśli potrzebujesz pliku CSV, wyeksportujesz go z arkusza.
Czy lista obejmuje faktury kosztowe i sprzedażowe?
Tak. Podczas konfiguracji wybierasz typ faktur, które chcesz pobierać.
Czy nowe faktury dopiszą się same?
Tak. Ustawiasz częstotliwość odświeżania, a nowe faktury z KSeF są automatycznie dopisywane do arkusza.
Czy mogę dodać własne kolumny do listy?
Tak. KsefTools dodaje faktury jako nowe wiersze i nie nadpisuje kolumn utworzonych przez Ciebie.
Czy to bezpieczne?
Token KSeF daje wyłącznie dostęp do odczytu, faktury nie są przechowywane na serwerach KsefTools, a dostęp możesz cofnąć w każdej chwili.
Pobierz listę za jeden miesiąc
Pobierz faktury za ostatni zamknięty miesiąc i sprawdź, ile ręcznej pracy możesz dzięki temu pominąć.
Test trwa 7 dni i nie wymaga podpinania karty. Połączenie z KSeF zajmuje około 30 sekund, daje wyłącznie dostęp do odczytu i można je cofnąć w każdej chwili.
O autorze
Współzałożyciel KsefTools - narzędzia, które pobiera faktury z KSeF i przesyła je do Google Sheets oraz Excela. Twórca kanału na YouTube, który zebrał już ponad 3 500 subskrybentów. Dodatkowo buduje, wdraża i automatyzuje procesy w polskich firmach.
