Jak sprawdzić, czy wszystkie faktury z ERP trafiły do KSeF?

Wysłana faktura to nie to samo co przyjęta

W firmie produkcyjnej wygląda to zwykle tak. ERP wystawia fakturę, wysyła ją do KSeF i pokazuje, że operacja się powiodła. Księgowość idzie dalej.

Komunikat o wysyłce nie dowodzi jednak, że faktura jest w systemie. Dokument może zostać odrzucony przez błąd walidacji, utknąć w kolejce albo przepaść przy chwilowej niedostępności KSeF. Faktura przyjęta przez system ma nadany numer KSeF. Faktura nieprzyjęta nie ma żadnego.

Firmy z integracją często nie mają więc pewności co do jednego: czy wszystko, co wystawił ERP, jest po drugiej stronie.

Gorzej jest tam, gdzie integracji nie ma wcale, a część faktur idzie do KSeF inną drogą. Wtedy kompletność zależy od tego, czy ktoś o czymś nie zapomniał.

Kiedy braki wychodzą na jaw

Zwykle w dwóch momentach. Oba są niewygodne.

Przy uzgadnianiu VAT. Zamykasz miesiąc, a rejestr sprzedaży z ERP nie zgadza się z tym, co jest w KSeF. Zaczyna się szukanie różnicy pod presją terminu.

Gdy dzwoni kontrahent. Mówi, że nie widzi u siebie faktury. Sprawdzasz jeden dokument i od razu pojawia się pytanie, ile jest takich więcej.

W obu przypadkach to główna księgowa odpowiada za to, żeby wszystko się zgadzało. Problem ma ona, nie system.

Dlaczego Aplikacja Podatnika tego nie załatwia

W teorii wszystko jest w Aplikacji Podatnika. W praktyce nikt nie sprawdza tam kompletności co miesiąc. Powody są trzy:

• Limit 10 faktur naraz. Przed każdą partią zaznaczasz dokumenty ręcznie. Przy dwustu fakturach miesięcznie to dwadzieścia rund klikania, przy dwóch tysiącach dwieście.
• Tylko XML i PDF. XML ma wielopoziomową strukturę, a PDF służy do czytania jednego dokumentu. Żeby porównać je z rejestrem z ERP, trzeba je najpierw przerobić na tabelę.
• Brak eksportu listy. Aplikacja pokazuje faktury, ale nie wyeksportuje ich jako jednej tabeli.

Dlatego weryfikację robi się raz, na początku, a potem tylko wtedy, gdy coś już nie gra.

Jak sprawdzić kompletność faktur w KSeF

Potrzebujesz dwóch list za ten sam okres i jednego porównania:

1. Rejestr sprzedaży z ERP, czyli to, co firma wystawiła.
2. Lista faktur z KSeF, czyli to, co system przyjął.
3. Porównanie po numerze faktury.

Jak pobrać tysiące faktur z KSeF do arkusza

KsefTools łączy się z KSeF i pobiera faktury do Google Sheets albo Excela. Nie pojedynczo, tylko za cały wskazany okres. Każda faktura to jeden wiersz z numerem KSeF, numerem faktury, datą, kontrahentem i kwotami.

Sposób	Ile faktur naraz	Format	Nowe faktury
Aplikacja Podatnika KSeF	Maksymalnie 10, zaznaczane ręcznie	XML albo PDF	Pobierasz ręcznie
KsefTools	Cały wybrany okres	Google Sheets albo Excel	Dopisują się automatycznie

Jak to ustawić:

1. Wygeneruj token w Aplikacji Podatnika KSeF. Wklej go w KsefTools razem z NIP-em. Zajmuje to około 30 sekund.
2. Wybierz zakres. Ustaw typ faktur, w tym przypadku sprzedażowe, oraz okres, na przykład poprzedni miesiąc.
3. Wskaż arkusz. Dane trafią do Google Sheets albo Excela i będą się dopisywać przy kolejnych synchronizacjach.
4. Porównaj z rejestrem z ERP. Wklej listę z ERP do drugiej zakładki i porównaj numery faktur formułą wyszukiwania.

Uwaga: KsefTools nie porównuje list za Ciebie. Dostarcza pełną listę faktur z KSeF, a zestawienie robisz w arkuszu po swojemu. Dla większości firm to zaleta, bo nikt nie musi zmieniać niczego w ERP ani w procedurach księgowych.

Co z bezpieczeństwem

To pierwsze pytanie działu IT, i słusznie.

• Token KSeF ma uprawnienie wyłącznie do odczytu. KsefTools nie może wystawić ani zmienić żadnej faktury.
• Faktury nie są zapisywane na serwerach KsefTools. Trafiają prosto do Twojego arkusza.
• Dostęp do Google obejmuje wyłącznie arkusze utworzone przez KsefTools, a nie cały dysk.
• Token jest przechowywany w postaci zaszyfrowanej i możesz go unieważnić w każdej chwili.
• Niczego nie instalujesz i niczego nie zmieniasz po stronie ERP. Całość działa w przeglądarce.

Więcej o tym, jak chronimy dane, znajdziesz na stronie bezpieczeństwa.

Dlaczego warto to uporządkować teraz

Od 1 stycznia 2027 KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, bo kończą się okresy przejściowe. Za fakturę wystawioną poza KSeF ustawa przewiduje karę do 100 procent kwoty VAT z tej faktury.

Według projektu nowelizacji z września 2026 kary mają obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2028. W 2027 KAS ma przypominać o obowiązku, a gdy to nie pomoże, sprawdzać, czy faktury poza KSeF nie prowadzą do nierzetelnego rozliczania VAT.

Rok bez kar to dobry czas, żeby wprowadzić stałą kontrolę kompletności. Luka wykryta teraz kosztuje mniej niż luka wykryta przy kontroli.

FAQ

Zacznij od jednego miesiąca

Najprościej sprawdzić to na własnych danych. Pobierz faktury z KSeF za ostatni zamknięty miesiąc i zestaw je z rejestrem z ERP. Jeśli wszystko się zgadza, masz spokój. Jeśli nie, wiesz o tym teraz, a nie przy kontroli.

Test trwa 7 dni i nie wymaga podpinania karty. Podpięcie KSeF zajmuje około 30 sekund, dostęp jest wyłącznie do odczytu i możesz go cofnąć w każdej chwili.