KSeF 2027: 7 nadchodzących zmian, które musisz znać
Szybka odpowiedź
Od 1 stycznia 2027 znika limit 10 000 zł, który pozwala najmniejszym firmom wystawiać faktury poza KSeF. Obowiązek wystawiania faktur B2B w systemie obejmie wtedy także mikrofirmy i podatników zwolnionych z VAT. Faktury B2C nadal będzie można wystawiać w KSeF dobrowolnie.
Kogo obejmie KSeF od 1 stycznia 2027
Do końca 2026 najmniejsze firmy, których miesięczna sprzedaż z fakturami poza KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą wystawiać faktury po staremu: papierowo lub jako PDF. Od 1 stycznia 2027 ten wyjątek znika.
W praktyce oznacza to, że od 2027 KSeF obejmuje:
- jednoosobowe działalności gospodarcze, nawet z kilkoma fakturami miesięcznie
- podatników zwolnionych z VAT
- wszystkich, którzy do tej pory korzystali z limitu 10 000 zł
Dokument B2B wystawiony poza KSeF albo nieprzyjęty przez system nie jest fakturą w świetle przepisów.
Obowiązek odbierania faktur w KSeF działa już od 1 lutego 2026. Od 2027 obowiązek wystawiania obejmie także najmniejsze firmy.
Siedem zmian z pakietu Ministerstwa Finansów
Po konsultacjach z organizacjami przedsiębiorców i doradcami podatkowymi z 9 czerwca 2026 Ministerstwo Finansów przygotowało pakiet siedmiu usprawnień. Wchodzą w życie 1 stycznia 2027.
1. Nowe oznaczenia faktur
Aplikacja Podatnika KSeF pozwoli oznaczać faktury statusami, na przykład: do zaksięgowania, do wyjaśnienia, nie do zaksięgowania. To ułatwi porządkowanie i wyszukiwanie dokumentów, zwłaszcza w księgowości.
2. Tokeny KSeF zostają na dłużej
Tokeny, czyli jeden ze sposobów uwierzytelniania w KSeF, miały wygasnąć z końcem 2026, ale zostają. Ważność tokenu ustawisz od 1 do 365 dni, a po zgodzie właściciela token odnowi się automatycznie.
3. Numer KSeF w informacjach o płatności
Od 1 stycznia 2027 w płatnościach między czynnymi podatnikami VAT, w tym w przelewach split payment, trzeba podawać numer KSeF faktury (art. 108g ustawy o VAT). Pozwoli to fiskusowi powiązać fakturę z konkretnym przelewem. Firmy powinny wcześniej dostosować systemy księgowe i procedury płatności.
4. Nowe limity zapytań do API
Zmieniają się reguły, ile razy można odpytywać KSeF w danym czasie. Ministerstwo chce zwiększyć limity i poprawić wydajność, co ma znaczenie głównie dla firm przerabiających setki tysięcy dokumentów miesięcznie.
5. Zgłaszanie oszustw przez API
Podejrzane faktury i próby wyłudzeń będzie można zgłaszać do skarbówki bezpośrednio przez API. System księgowy, który wykryje podejrzany dokument, sam wyśle sygnał do administracji.
6. Bez kar pieniężnych do końca 2027
Kar za błędy w KSeF nie będzie do 31 grudnia 2027. Ministerstwo Finansów wydłuża o rok okres bez kar pieniężnych, a przepisy o karach mają wejść w życie 1 stycznia 2028.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostaje. W 2027 KAS ma najpierw pomagać firmom i przypominać o obowiązku. Jeśli przypomnienie nie pomoże, sprawdzi, czy wystawianie faktur poza systemem nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania VAT.
7. Paragony z NIP przestają być fakturą
Od 2027 paragon do 450 zł z NIP nabywcy nie jest już fakturą uproszczoną. Do takiej transakcji trzeba wystawić osobną fakturę w KSeF. Znika też możliwość wystawiania faktur z kas fiskalnych.
FAQ
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich firm?
Od 1 stycznia 2027. Duże firmy weszły 1 lutego 2026, pozostałe 1 kwietnia 2026, a mikrofirmy z limitem 10 000 zł miesięcznie dołączają 1 stycznia 2027.
Czy w 2027 będą kary za błędy w KSeF?
Według projektu nowelizacji kary pieniężne nie będą stosowane do 31 grudnia 2027, a przepisy o karach mają wejść w życie 1 stycznia 2028. Odroczenie wymaga uchwalenia nowelizacji przed końcem 2026. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF pozostaje.
Czy tokeny KSeF przestaną działać w 2027?
Nie. Tokeny zostają również po 31 grudnia 2026. Dojdzie ustawianie ważności od 1 do 365 dni i automatyczne odnawianie za zgodą właściciela.
Czy numer KSeF trzeba podawać w przelewie?
Tak, od 1 stycznia 2027 w płatnościach między czynnymi podatnikami VAT, w tym w mechanizmie podzielonej płatności. Podstawa: art. 108g ustawy o VAT.
Czy paragon z NIP nadal jest fakturą uproszczoną?
Nie. Od 2027 paragon do 450 zł z NIP nabywcy przestaje być fakturą. Trzeba wystawić osobną fakturę w KSeF.
Czy zmiany w KSeF 2027 dotyczą małych firm?
Tak, każdej firmy wystawiającej faktury B2B. Limity zapytań API dotkną głównie dużych, ale obowiązek wystawiania, oznaczenia faktur i numer KSeF w płatnościach dotyczą również małych firm. Planowane odroczenie kar do końca 2027 nie zwalnia z obowiązku korzystania z KSeF.
Czy faktury dla konsumentów (B2C) muszą być w KSeF?
Nie. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności można wystawiać w KSeF dobrowolnie.
O autorze
Współzałożyciel KsefTools - narzędzia, które pobiera faktury z KSeF i przesyła je do Google Sheets oraz Excela. Twórca kanału na YouTube, który zebrał już ponad 3 500 subskrybentów. Dodatkowo buduje, wdraża i automatyzuje procesy w polskich firmach.
