Kogo obejmie KSeF od 1 stycznia 2027

Do końca 2026 najmniejsze firmy, których miesięczna sprzedaż z fakturami poza KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą wystawiać faktury po staremu: papierowo lub jako PDF. Od 1 stycznia 2027 ten wyjątek znika.

W praktyce oznacza to, że od 2027 KSeF obejmuje:

• jednoosobowe działalności gospodarcze, nawet z kilkoma fakturami miesięcznie

• podatników zwolnionych z VAT

• wszystkich, którzy do tej pory korzystali z limitu 10 000 zł

Faktura B2B poza KSeF przestaje istnieć. Dokument wystawiony w systemie sprzedażowym, ale nieprzyjęty przez KSeF, nie jest fakturą w świetle przepisów.

Uwaga: obowiązek odbierania faktur w KSeF działa już od 1 lutego 2026 dla wszystkich. Rok 2027 domyka tylko obowiązek wystawiania.

Siedem zmian z pakietu Ministerstwa Finansów

Po konsultacjach z organizacjami przedsiębiorców i doradcami podatkowymi z 9 czerwca 2026 Ministerstwo Finansów przygotowało pakiet siedmiu usprawnień. Wchodzą w życie 1 stycznia 2027.

1. Nowe oznaczenia faktur

Aplikacja Podatnika KSeF pozwoli oznaczać faktury statusami, na przykład: do zaksięgowania, do wyjaśnienia, nie do zaksięgowania. To ułatwi porządkowanie i wyszukiwanie dokumentów, zwłaszcza w księgowości.

2. Tokeny KSeF zostają na dłużej

Tokeny, czyli jeden ze sposobów uwierzytelniania w KSeF, miały wygasnąć z końcem 2026. Zostają. Do tego dochodzą ulepszenia: ważność tokenu ustawisz od 1 do 365 dni, a po zgodzie właściciela token odnowi się automatycznie. Mniej ręcznego generowania.

3. Numer KSeF w informacjach o płatności

Od 1 stycznia 2027 w płatnościach między czynnymi podatnikami VAT, w tym w przelewach split payment, trzeba podawać numer KSeF faktury (art. 108g ustawy o VAT). Fiskus powiąże fakturę z konkretnym przelewem. To zmiana, pod którą warto wcześniej przygotować systemy księgowe i procedury płatności.

4. Nowe limity zapytań do API

Zmieniają się reguły, ile razy można odpytywać KSeF w danym czasie. Ministerstwo chce zwiększyć limity i poprawić wydajność, co ma znaczenie głównie dla firm przerabiających setki tysięcy dokumentów miesięcznie.

5. Zgłaszanie oszustw przez API

Podejrzane faktury i próby wyłudzeń będzie można zgłaszać do skarbówki bezpośrednio przez API. System księgowy, który wykryje podejrzany dokument, sam wyśle sygnał do administracji.

6. Kary za naruszenia

Rok 2026 był okresem ochronnym bez kar. Od 1 stycznia 2027 urząd skarbowy może nakładać kary pieniężne, a ich wysokość może sięgnąć 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza systemem, a przy fakturach bez VAT 18,7% wartości brutto.

7. Paragony z NIP przestają być fakturą

Od 2027 paragon do 450 zł z NIP nabywcy nie jest już fakturą uproszczoną. Do takiej transakcji trzeba wystawić osobną fakturę w KSeF. Znika też możliwość wystawiania faktur z kas fiskalnych.

FAQ

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich firm?

Od 1 stycznia 2027. Duże firmy weszły 1 lutego 2026, pozostałe 1 kwietnia 2026, a mikrofirmy z limitem 10 000 zł miesięcznie dołączają 1 stycznia 2027.

Jakie kary grożą za niewystawienie faktury w KSeF w 2027?

Do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza systemem albo 18,7% wartości brutto przy fakturach bez VAT. Kary obowiązują od 1 stycznia 2027, część od 1 lipca 2027.

Czy tokeny KSeF przestaną działać w 2027?

Nie. Tokeny zostają również po 31 grudnia 2026. Dojdzie ustawianie ważności od 1 do 365 dni i automatyczne odnawianie za zgodą właściciela.

Czy numer KSeF trzeba podawać w przelewie?

Tak, od 1 stycznia 2027 w płatnościach między czynnymi podatnikami VAT, w tym w mechanizmie podzielonej płatności. Podstawa: art. 108g ustawy o VAT.

Czy paragon z NIP nadal jest fakturą uproszczoną?

Nie. Od 2027 paragon do 450 zł z NIP nabywcy przestaje być fakturą. Trzeba wystawić osobną fakturę w KSeF.

Czy zmiany w KSeF 2027 dotyczą małych firm?

Tak, każdej firmy wystawiającej faktury B2B. Limity zapytań API dotkną głównie dużych, ale obowiązek wystawiania, kary, oznaczenia faktur i numer KSeF w płatnościach obejmą wszystkich.

Czy faktury dla konsumentów (B2C) muszą być w KSeF?

Nie. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności można wystawiać w KSeF dobrowolnie.