Jak pobrać faktury z KSeF do Excela?
Szybka odpowiedź
Aplikacja Podatnika KSeF nie eksportuje faktur do pliku Excel (.xlsx). KsefTools pobiera je do Google Sheets, skąd zapiszesz arkusz jako plik Excel.
Do czego przyda Ci się plik Excel z fakturami z KSeF?
Excel przyda się, gdy chcesz:
- zbudować tabelę przestawną z kosztami wg kontrahenta,
- dodać własne formuły, na przykład sumę VAT albo status płatności,
- pokolorować faktury po terminie formatowaniem warunkowym,
- pracować na pliku offline, bez internetu.
Jak pobrać faktury z KSeF do Excela w KsefTools (krok po kroku)
Krok 1: Załóż darmowe konto KsefTools
Zarejestruj się i rozpocznij darmowy okres próbny na 7 dni. W tym czasie można pobierać faktury bez limitu z ostatniego miesiąca.
Krok 2: Połącz KsefTools z Google Sheets
- Wejdź do zakładki Połączenia.
- Przy karcie Google Sheets kliknij Połącz.
- Nadaj wymagane dostępy i zapisz połączenie.
Krok 3: Podłącz KSeF za pomocą tokena
Integracja odbywa się za pomocą tokenu KSeF, dzięki któremu KsefTools może pobierać faktury.
Obsługujemy wiele firm na jednym koncie, więc jeśli prowadzisz kilka działalności albo biuro rachunkowe, podepniesz kilka NIP-ów naraz.
Krok 4: Utwórz integrację KSeF do Google Sheets
- Otwórz zakładkę Integracje i kliknij Dodaj integrację.
- Wybierz firmę oraz konto Google Sheets.
- Kliknij Kontynuuj.
- Wybierz typ faktur: kosztowe albo przychodowe.
- Ustaw datę początkową, na przykład poprzedni miesiąc.
- Kliknij Kontynuuj.
- Zweryfikuj ustawienia.
- Kliknij Utwórz i aktywuj.
- Po chwili kliknij Otwórz Google Sheets.
Krok 5: Zapisz arkusz jako plik Excel
Gdy faktury są już w Google Sheets:
- Otwórz arkusz z danymi.
- W menu wybierz Plik → Pobierz → Microsoft Excel (.xlsx).
- Zapisz plik na komputerze.
Masz teraz plik Excel z fakturami, na którym popracujesz też offline.
Co zrobić z fakturami w Excelu
W Excelu możesz między innymi:
- Tabela przestawna. Wrzucasz NIP sprzedawcy w wiersze, a wartość brutto w wartości. Otrzymujesz sumę wydatków na każdego dostawcę.
- Formuły. Prosta formuła sama oznacza faktury po terminie.
- Formatowanie warunkowe. Ustawiasz regułę i faktury po terminie robią się czerwone.
Jakie pola będą w Excelu
Excel będzie miał te same kolumny, które KsefTools zapisuje w Google Sheets.
Najczęściej używane pola:
- Numer faktury
- Data wystawienia
- Data zapisu w KSeF
- Nazwa nabywcy i NIP nabywcy
- Nazwa sprzedawcy i NIP sprzedawcy
- Wartość netto, Wartość VAT, Wartość brutto
- Waluta
- Numer KSeF
- Typ faktury
- Podmiot dodatkowy, jeśli występuje
FAQ
Czy mogę pracować na fakturach w Excelu offline?
Tak. Po zapisaniu pliku xlsx masz go u siebie. Otworzysz go i popracujesz bez internetu.
Czy da się zrobić tabelę przestawną z tych danych?
Tak. Kolumny są gotowe, więc od razu wrzucasz je w tabelę przestawną i liczysz koszty czy VAT.
Czy muszę logować się do KSeF, żeby zapisać plik Excel?
Do samego zapisu pliku nie. Pracujesz na danych w arkuszu. KsefTools musi za to mieć skonfigurowany dostęp do KSeF w połączeniach.
Czy pobieranie jest płatne?
Zależy od planu w KsefTools. Masz 7 dni za darmo, żeby to przetestować.
Kolejne kroki
Aby mieć faktury z KSeF w Excelu bez ręcznego kopiowania, połącz KSeF z Google Sheets w KsefTools, a potem zapisz arkusz jako plik Excel.
O autorze
Współzałożyciel KsefTools - narzędzia, które pobiera faktury z KSeF i przesyła je do Google Sheets oraz Excela. Twórca kanału na YouTube, który zebrał już ponad 3 500 subskrybentów. Dodatkowo buduje, wdraża i automatyzuje procesy w polskich firmach.
