Jak pobrać faktury z KSeF w PDF na Dysk Google?

Dlaczego trudno pobrać faktury z KSeF w PDF

Wszystkie faktury są w KSeF. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy chcesz mieć je jako pliki u siebie.

Brak automatycznego zapisu na dysku. KSeF nie ma opcji, która sama zapisywałaby faktury na Dysku Google. Każdy plik musisz pobrać z Aplikacji Podatnika i wgrać sam.

Limit 10 faktur naraz. Dokumenty pobierasz partiami po 10, a przed każdą partią zaznaczasz je po kolei. Przy dwustu fakturach miesięcznie to dwadzieścia rund klikania.

Brak porządku. Pobrane pliki trzeba samemu nazwać, posegregować i wgrać do folderów. Co miesiąc od nowa.

Brak powiązania z listą faktur. Gdy sprawdzasz fakturę w arkuszu i chcesz zobaczyć sam dokument, musisz wrócić do Aplikacji Podatnika i znaleźć go jeszcze raz.

Do czego przydają się faktury w PDF

Dane z faktury w arkuszu wystarczą do zestawień i raportów - o tym, jak zbudować taką listę faktur z KSeF, pisaliśmy osobno. Czasem jednak potrzebujesz samego dokumentu, na przykład gdy chcesz:

• wydrukować fakturę,
• przekazać ją dalej, na przykład księgowej, przełożonemu albo kontrahentowi,
• udostępnić folder innej osobie w firmie,
• szybko zobaczyć dokument, gdy coś się nie zgadza w zestawieniu.

Jak automatycznie zapisywać faktury z KSeF na Dysku Google

KsefTools łączy się z KSeF, zaciąga faktury do Google Sheets i może też zapisać każdą z nich jako PDF na Twoim Dysku Google. Dostajesz dwie rzeczy naraz:

• Podgląd prosto z arkusza. Każdy wiersz z fakturą ma kolumnę z linkiem do PDF-a. Po najechaniu kursorem widzisz okno z podglądem, a po kliknięciu faktura otwiera się w nowej karcie.
• Uporządkowane pliki na dysku. Wszystkie faktury trafiają do folderów podzielonych na miesiące. Niczego nie nazywasz ani nie przenosisz ręcznie.

PDF wygląda dokładnie tak samo jak wizualizacja faktury w Aplikacji Podatnika KSeF.

Obejrzyj film

Aplikacja Podatnika czy KsefTools: porównanie

Kwestia	Aplikacja Podatnika KSeF	KsefTools
Zapis na Dysku Google	Brak, pliki wgrywasz sam	Automatyczny
Ile faktur naraz	Maksymalnie 10, każdą zaznaczasz ręcznie	Wszystkie z wybranego okresu
Wygląd PDF	Oficjalna wizualizacja	Oficjalna wizualizacja
Porządek plików	Sam nazywasz i układasz pliki	Foldery według miesięcy
Lista faktur w tabeli	Tak	Arkusz z jednym wierszem na fakturę
Podgląd z poziomu listy	Tak	Link do PDF w każdym wierszu

Jak to ustawić

1. Otwórz ustawienia integracji w KsefTools.
2. Wybierz typ faktur i okres. Na przykład faktury przychodowe za dwa ostatnie miesiące.
3. Zaznacz sekcję z PDF-ami na Dysku Google. Pod nią zobaczysz krótki opis działania funkcji.
4. Kliknij „Kontynuuj”, a potem „Utwórz i aktywuj”. KsefTools zacznie pobierać faktury.

Po zakończeniu pobierania zobaczysz dwa przyciski:

• „Otwórz Google Sheets” przenosi do arkusza ze szczegółami faktur i kolumną podglądu,
• „Otwórz Google Drive” przenosi do folderu z plikami PDF.

Szczegóły samej integracji opisaliśmy na stronie integracji z Google Drive.

Jak ułożone są pliki na dysku

Przy pierwszej integracji KsefTools tworzy na Twoim dysku folder nadrzędny Faktury KsefTools. W nim każda integracja ma swój folder, a w środku są foldery na poszczególne miesiące:

Faktury KsefTools
└── [Twoja integracja]
    ├── [sierpień]
    └── [wrzesień]

Faktury trafiają do miesięcy według daty dodania do KSeF. Z dysku możesz je ściągnąć na komputer, wydrukować albo udostępnić, komu chcesz. Gdy w KSeF pojawi się nowa faktura, KsefTools dopisze ją na dole arkusza i doda jej PDF do odpowiedniego folderu.

Ile trwa pobieranie

KsefTools musi wygenerować PDF każdej faktury, więc eksport z PDF-ami trwa dłużej niż sam arkusz. Orientacyjnie to około 5 minut na 1000 faktur. Czas zależy od wielu czynników, więc może być krótszy albo dłuższy.

Co z uprawnieniami i bezpieczeństwem

• Nie nadajesz żadnych nowych uprawnień. KsefTools tworzy pliki w ramach połączenia z Google, które już masz.
• Dostęp tylko do własnych folderów. KsefTools nie widzi innych plików na Twoim dysku. Dodaje pliki wyłącznie do folderów, które sam utworzył.
• Token KSeF działa tylko do odczytu. Nie da się nim wystawić ani zmienić faktury.

Więcej o tym, jak chronimy dane, znajdziesz na stronie bezpieczeństwa.

FAQ

Kolejne kroki

Pobierz faktury z ostatniego miesiąca i sprawdź, jak wygląda arkusz z podglądem i folder z PDF-ami na Twoim dysku.

Test trwa 7 dni i nie wymaga podpinania karty. Podłączenie KSeF zajmuje około 30 sekund, dostęp jest wyłącznie do odczytu i możesz go cofnąć w każdej chwili.