Do czego przyda Ci się CSV faktur z KSeF?

KSeF to system, w którym faktury mają postać ustrukturyzowanych danych. CSV to z kolei prosty format tabeli, który bez problemu otworzysz w Excelu i który łatwo zaimportujesz do wielu systemów księgowych.

Eksport do CSV przydaje się, gdy chcesz:

• przygotować zestawienie kosztów i VAT za wybrany okres,

• szybko wyszukać faktury po NIP, dacie lub kwocie,

• mieć backup i porządek w dokumentach,

• zasilić raporty i analizę (np. kontrola wydatków, kategorie, budżety).

Jak pobrać faktury z KSeF do CSV w KsefTools (krok po kroku)

Poniżej masz instrukcję nastawioną na wykonanie zadania. Jeśli robisz to pierwszy raz, potraktuj ją jak checklistę.

Krok 1: Załóż darmowe konto KsefTools

Zarejestruj się i rozpocznij darmowy okres próbny na 7 dni. W tym czasie można pobierać faktury bez limitu z ostatniego miesiąca.

Krok 2: Połącz KsefTools z Google Sheets

1. Wejdź do zakładki Połączenia.

2. Przy karcie Google Sheets kliknij Połącz.

3. Nadaj wymagane dostępy i zapisz połączenie.

Krok 3: Podłącz KSeF za pomocą tokena

Integracja odbywa się za pomocą tokenu KSeF, dzięki któremu KsefTools może pobierać faktury.

Obsługujemy wiele firm na jednym koncie, więc jeśli prowadzisz kilka działalności albo biuro rachunkowe, podepniesz kilka NIP-ów naraz.

Krok 4: Utwórz integrację KSeF → Google Sheets

1. Otwórz zakładkę Integracje i kliknij Dodaj integrację.

2. Wybierz firmę oraz konto Google Sheets.

3. Kliknij Kontynuuj.

4. Wybierz typ faktur: kosztowe albo przychodowe.

5. Ustaw datę początkową (np. poprzedni miesiąc).

6. Kliknij Kontynuuj.

7. Zweryfikuj ustawienia.

8. Kliknij Utwórz i aktywuj.

9. Po chwili kliknij Otwórz Google Sheets.

Krok 5: Pobierz dane z Google Sheets jako CSV

Gdy faktury są już w arkuszu:

1. Otwórz arkusz z danymi.

2. W menu wybierz: Plik → Pobierz → Wartości rozdzielane przecinkami (.csv).

3. Zapisz plik na komputerze.

Jeśli wysyłasz plik do biura rachunkowego, często lepiej sprawdzi się też Plik → Pobierz → Microsoft Excel (.xlsx). CSV bywa wrażliwy na separator i format dat.

Jakie pola będą w CSV (i jak to wykorzystać w księgowości)

CSV będzie zawierał te same kolumny, które KsefTools zapisuje w Google Sheets.

Najczęściej używane pola:

• Numer faktury

• Data wystawienia

• Data zapisu w KSeF

• Nazwa nabywcy i NIP nabywcy

• Nazwa sprzedawcy i NIP sprzedawcy

• Wartość netto, Wartość VAT, Wartość brutto

• Waluta

• Numer KSeF

• Typ faktury

• Podmiot dodatkowy (jeśli występuje)

FAQ

Czy mogę pobrać wszystkie faktury jednocześnie?

Tak. Dane trafiają do Google Sheets, a CSV pobierasz z arkusza jednym kliknięciem.

Jakie pola znajdują się w CSV?

To te same kolumny, które KsefTools zapisuje w Google Sheets. W praktyce obejmują m.in. numer faktury, daty, dane stron, kwoty netto/VAT/brutto, walutę i numer KSeF.

Czy muszę logować się do KSeF, żeby pobrać faktury do CSV?

Do samego eksportu CSV nie. Pracujesz na danych w arkuszu. Natomiast KsefTools musi mieć skonfigurowany dostęp do KSeF w ramach połączeń.

Czy pobieranie jest płatne?

Zależy od planu w KsefTools. Sam eksport CSV z Google Sheets jest funkcją Google Sheets.

Kolejne kroki

Jeśli chcesz przygotować CSV do księgowości bez ręcznego przeklejania danych, najprościej zacząć od połączenia KSeF z Google Sheets w KsefTools. Możesz to zrobić zakładając darmowe konto KsefTools.