Szybka odpowiedź (TL;DR)

1. Połącz KsefTools z KSeF.

2. Połącz KsefTools z Google Sheets.

3. Utwórz integrację, która zapisuje faktury w arkuszu.

4. W Google Sheets wybierz: Plik → Pobierz → Wartości rozdzielane przecinkami (.csv).

Co to jest KSeF i dlaczego warto eksportować faktury do CSV

KSeF to system, w którym faktury mają postać ustrukturyzowanych danych. CSV to z kolei prosty format tabeli, który bez problemu otworzysz w Excelu i który łatwo zaimportujesz do wielu systemów księgowych.

Eksport do CSV przydaje się, gdy chcesz:

• przygotować zestawienie kosztów i VAT za wybrany okres,

• szybko wyszukać faktury po NIP, dacie lub kwocie,

• mieć backup i porządek w dokumentach,

• zasilić raporty i analizę (np. kontrola wydatków, kategorie, budżety).

Jak pobrać faktury z KSeF do CSV w KsefTools (krok po kroku)

Poniżej masz instrukcję nastawioną na wykonanie zadania. Jeśli robisz to pierwszy raz, potraktuj ją jak checklistę.

Krok 1: Połącz KsefTools z Google Sheets

1. Wejdź do zakładki Połączenia.

2. Przy karcie Google Sheets kliknij Połącz.

3. Nadaj wymagane dostępy i zapisz połączenie.

Krok 2: Utwórz integrację KSeF → Google Sheets

Zanim zaczniesz, upewnij się, że w zakładce Połączenia masz podłączone zarówno KSeF, jak i Google Sheets.

1. Otwórz zakładkę Integracje i kliknij Dodaj integrację.

2. Wybierz firmę oraz konto Google Sheets.

3. Kliknij Kontynuuj.

4. Wybierz typ faktur: kosztowe albo przychodowe.

5. Ustaw datę początkową (np. początek miesiąca lub kwartału).

6. Na start ustaw częstotliwość na Ręcznie (na żądanie).

7. Opcjonalnie zmień nazwę integracji.

8. Kliknij Kontynuuj.

9. Zweryfikuj ustawienia.

10. Kliknij Utwórz i aktywuj.

11. Po chwili kliknij Otwórz Google Sheets.

Ważne: nowe faktury pojawią się w arkuszu po kliknięciu przycisku Odśwież.

Krok 3: Pobierz dane z Google Sheets jako CSV

Gdy faktury są już w arkuszu:

1. Otwórz arkusz z danymi.

2. W menu wybierz: Plik → Pobierz → Wartości rozdzielane przecinkami (.csv).

3. Zapisz plik na komputerze.

Jeśli wysyłasz plik do biura rachunkowego, często lepiej sprawdzi się też Plik → Pobierz → Microsoft Excel (.xlsx). CSV bywa wrażliwy na separator i format dat.

Jakie pola będą w CSV (i jak to wykorzystać w księgowości)

CSV będzie zawierał te same kolumny, które KsefTools zapisuje w Google Sheets.

Najczęściej używane pola:

• Numer faktury

• Data wystawienia

• Data zapisu w KSeF

• Nazwa nabywcy i NIP nabywcy

• Nazwa sprzedawcy i NIP sprzedawcy

• Wartość netto, Wartość VAT, Wartość brutto

• Waluta

• Numer KSeF

• Typ faktury

• Podmiot dodatkowy (jeśli występuje)

W praktyce właściciel firmy najczęściej robi z tym plikiem 3 rzeczy:

1. Zestawienie kosztów za okres (filtr po dacie wystawienia i sumy wartości netto/brutto).

2. Kontrola dostawców (pivot po NIP sprzedawcy i sumy wydatków).

3. Lista do rozliczenia VAT (szybki podgląd kwot VAT i porównanie z księgowością).

Najczęstsze problemy i jak ich uniknąć (checklista)

• [ ] Brak nowych faktur w arkuszu: sprawdź, czy integracja jest aktywna i kliknij Odśwież.

• [ ] Inne kolumny niż oczekiwane: upewnij się, że nie masz ukrytych kolumn lub filtrów w Google Sheets.

• [ ] CSV źle otwiera się w Excelu (krzaki, daty, separator):

  • otwieraj plik przez „Import danych” w Excelu,

  • sprawdź kodowanie (najczęściej UTF‑8),

  • jeśli trzeba, pobierz .xlsx zamiast CSV.

• [ ] Duplikaty: jeśli łączysz dwa arkusze (kosztowe i przychodowe), trzymaj osobny identyfikator, np. Numer KSeF, żeby łatwo wykrywać powtórki.

Bezpieczeństwo, uprawnienia i zgodność

Z perspektywy właściciela firmy ważne są 3 zasady:

• Ogranicz dostęp: do arkusza i konta Google powinny mieć dostęp tylko osoby, które realnie pracują na danych.

• Traktuj token jak hasło: nie wysyłaj go mailem i nie wklejaj w miejsca publiczne.

• Archiwizuj eksporty: jeśli CSV trafia do księgowości, zapisuj kopię pliku (np. miesięcznie) w jednym, kontrolowanym miejscu.

FAQ

Czy mogę pobrać wszystkie faktury jednocześnie?

Tak. Dane trafiają do Google Sheets, a CSV pobierasz z arkusza jednym kliknięciem.

Jakie pola znajdują się w CSV?

To te same kolumny, które KsefTools zapisuje w Google Sheets. W praktyce obejmują m.in. numer faktury, daty, dane stron, kwoty netto/VAT/brutto, walutę i numer KSeF.

Czy muszę logować się do KSeF, żeby pobrać faktury do CSV?

Do samego eksportu CSV nie. Pracujesz na danych w arkuszu. Natomiast KsefTools musi mieć skonfigurowany dostęp do KSeF w ramach połączeń.

Czy pobieranie jest płatne?

Zależy od planu w KsefTools. Sam eksport CSV z Google Sheets jest funkcją Google Sheets.

Jak automatyzować proces?

Najprościej: utrzymuj stałą integrację do Google Sheets i regularnie odświeżaj dane, a CSV pobieraj wtedy, gdy potrzebujesz pliku do księgowości lub raportu.

Kolejne kroki

Jeśli chcesz przygotować CSV do księgowości bez ręcznego przeklejania danych, najprościej zacząć od połączenia KSeF z Google Sheets w KsefTools.