Co będzie Ci potrzebne

• Konto KsefTools z fakturami pobieranymi do Google Sheets.

• Konto Google, czyli Google Sheets i Kalendarz Google.

• Darmowe konto na Make.com.
  
  

Krok 1. Pobierz faktury z KSeF do Google Sheets

Najpierw potrzebujesz źródła faktur. Przy kilku sztukach możesz je wpisać ręcznie, ale przy większej liczbie to strata czasu.

Prościej pobrać je automatycznie przez KsefTools. Zakładasz darmowe konto, podpinasz token KSeF i pobierasz faktury do arkusza. Nowe faktury dopisują się na końcu tabeli same, razem z najważniejszymi danymi, w tym terminem płatności, na którym oprzemy wydarzenia w kalendarzu.

Krok 2. Utwórz scenariusz w Make.com

Zaloguj się do Make.com i utwórz nowy scenariusz. To narzędzie łączy aplikacje, u nas Google Sheets z Kalendarzem Google.

Jako pierwszy moduł wybierz Google Sheets, a w nim opcję Watch New Rows. Podłącz swoje konto Google, nadaj dostępy i wskaż arkusz z fakturami. Wybierz odpowiedni arkusz (sheet), na przykład faktury kosztowe.

Na czas testów ustaw niski limit, na przykład dwa wiersze, i kliknij Run once. Make pobierze kilka faktur, żeby było na czym pracować.

Krok 3. Dodaj tworzenie wydarzenia w Kalendarzu Google

Dodaj drugi moduł, czyli Google Calendar, i wybierz Create an Event. Nadaj dostępy do kalendarza.

Teraz ustawiasz, jak ma wyglądać wydarzenie:

• Calendar ID: wybierz kalendarz, główny albo osobny, utworzony pod faktury.

• Event name: nazwa wydarzenia. Dobrze wygląda kwota brutto i nazwa sprzedawcy, na przykład (1230) Eurocash. Pola wstawiasz dynamicznie z arkusza.

• Daty: oprzyj je na kolumnie z terminem płatności.

• All day event: zaznacz, żeby wydarzenie było na cały dzień, a nie o konkretnej godzinie. Jako datę końca podaj ten sam termin płatności.

• Opis (w ustawieniach zaawansowanych): możesz dodać numer konta bankowego i walutę, też dynamicznie z arkusza. Dzięki polu waluta pokaże się euro albo złoty, zależnie od faktury.
  
  

Krok 4. Odfiltruj faktury już zapłacone

Nie chcesz, żeby kalendarz zapełniał się fakturami, które już opłaciłeś. Dlatego dodaj filtr między modułami.

Faktura niesie informację o płatności. W filtrze wskaż pole płatności i przepuszczaj dalej tylko te faktury, które mają status braku zapłaty. Zapisz filtr.

Po ponownym uruchomieniu zobaczysz, że faktury opłacone nie przechodzą, a w kalendarzu lądują tylko te do zapłaty.

Krok 5. Ustaw automatyczne uruchamianie

Na koniec ustaw, żeby scenariusz działał sam.

Podnieś limit pobieranych wierszy, na przykład na 100 albo 200. Wskaż też, od kiedy zacząć: możesz wziąć wszystkie faktury albo wybrać zakres ręcznie, od najnowszych.

Ustaw harmonogram, na przykład dwa razy dziennie, o 10:15 i 16:30. O tych godzinach Make sprawdzi, czy są nowe faktury, i doda je do kalendarza.

Od tej chwili każda nowa, niezapłacona faktura z KSeF sama pojawia się w Kalendarzu Google jako przypomnienie o płatności.

FAQ

Czy to jest darmowe?

Make.com ma darmowy plan, który przy kilkuset fakturach miesięcznie zwykle wystarcza. KsefTools rozliczasz według planu, z darmowym okresem próbnym na start.

Skąd w kalendarzu bierze się termin płatności?

Z faktury. KsefTools pobiera termin płatności do arkusza, a Make używa tej kolumny jako daty wydarzenia.

Czy opłacone faktury też trafią do kalendarza?

Nie, jeśli ustawisz filtr. Przepuszcza on tylko faktury ze statusem braku zapłaty, więc opłacone nie zaśmiecają kalendarza.

Czy nowe faktury dodają się same?

Tak. Gdy KsefTools dopisze nową fakturę do Google Sheets, Make przy kolejnym uruchomieniu utworzy dla niej wydarzenie.

Co pokazuje wydarzenie w kalendarzu?

To, co ustawisz. Zwykle kwotę brutto i nazwę sprzedawcy w tytule, a w opisie numer konta i walutę.

Kolejne kroki

Cała automatyzacja stoi na jednym: fakturach z KSeF w arkuszu. Zacznij od pobrania faktur do Google Sheets w KsefTools, a potem połącz arkusz z Kalendarzem Google przez Make. Załóż darmowe konto KsefTools i ustaw to u siebie.