Jak ocenialiśmy programy do faktur

Ranking jest redakcyjny i oparty na oficjalnych cennikach, dokumentacji funkcji oraz zakresie obsługi KSeF na dzień publikacji. Nie jest to płatne zestawienie, a kolejność wynika z oceny, nie z umów z dostawcami. Ceny i funkcje potrafią się zmieniać, więc przed decyzją warto sprawdzić aktualny cennik i przetestować program w okresie próbnym.

Ocenialiśmy pięć obszarów: obsługę KSeF, zakres fakturowania, cenę i darmowy plan, księgowość i rozliczenia oraz integracje i skalowalność. Każdemu programowi przypisaliśmy ocenę ogólną w skali od 1 do 5 oraz łączną liczbę punktów.

Tabela porównawcza programów do faktur

1. Fakturownia, ocena 4,5/5

Najbardziej uniwersalny program w zestawieniu. Sprawdzi się w mikrofirmie, ale rozbudowane plany obsłużą też większy biznes i biuro rachunkowe.

• Dla kogo: firmy w każdym rozmiarze, które chcą jednego narzędzia z zapasem funkcji.

• Mocne strony: magazyn, OCR, wiele firm i użytkowników na koncie, faktury cykliczne, połączenie z bankiem, płatności online.

• Słabe strony: darmowy plan pozwala wystawić tylko 3 faktury, a pełnię funkcji dają dopiero droższe pakiety.

• KSeF: pełna obsługa, wystawianie i pobieranie kosztów.

• Cena: darmowy Micro (3 faktury), płatne od 9,99 zł (Start), 22,77 zł (Standard), 39,99 zł (Pro) i 66,77 zł miesięcznie (Pro Plus). Okres próbny 30 dni.

Przetestuj Fakturownię

2. inFakt, ocena 4,5/5

Najtańsze fakturowanie w zestawieniu, z opcją prawdziwego księgowego na później. Duży plus to baza wiedzy z kalkulatorami, przydatna początkującym.

• Dla kogo: JDG i mikrofirmy, które chcą taniego fakturowania i myślą o księgowym.

• Mocne strony: bardzo niska cena, brak limitu faktur, świetna aplikacja mobilna, przypomnienia o płatnościach, połączenie z bankiem, darmowe założenie JDG.

• Słabe strony: pełna wartość wychodzi z płatną księgowością.

• KSeF: wystawianie i wysyłanie faktur z integracją z KSeF.

• Cena: samo fakturowanie od 4,99 zł miesięcznie (rocznie), bez limitu dokumentów. Księgowość z księgowym od 179 zł miesięcznie. Okres próbny 30 dni.

Przetestuj inFakt

3. iFirma, ocena 4/5

Najlepszy wybór dla e-commerce. Wyróżnia się integracjami ze sklepami internetowymi oraz Allegro.

• Dla kogo: sklepy internetowe i sprzedawcy na Allegro, a także mikrofirmy szukające darmowego startu.

• Mocne strony: integracje z Shoper, PrestaShop, WooCommerce i Allegro, kalendarz przedsiębiorcy z przypomnieniami, połączenie z urządzeniami fiskalnymi.

• Słabe strony: darmowy plan ma niski limit faktur, a funkcje e-commerce podnoszą koszt.

• KSeF: integracja z KSeF, generowanie JPK.

• Cena: darmowy plan (3 faktury/mies), Faktura+ bez limitu za 150 zł rocznie, księgowość online 49 zł/mies, sprzedaż online 12,50 zł/mies.

Przetestuj iFirma

4. Comarch Betterfly, ocena 4,5/5

Najlepszy darmowy start dla mikrofirmy. To dawny Comarch ERP XT, który przeszedł rebranding w październiku 2025. Lekki program z bardzo dobrą aplikacją mobilną i obsługą KSeF od ręki.

• Dla kogo: JDG i mikrofirmy, zwłaszcza współpracujące z biurem rachunkowym na Comarch.

• Mocne strony: darmowy plan do 10 faktur, automatyczny odbiór kosztów z KSeF, OCR oparty na AI Comarch, praca w przeglądarce, aplikacji mobilnej i desktopowej, panel klienta i komunikator z biurem.

• Słabe strony: pełnię wartości czuć głównie w ekosystemie Comarch, a darmowy limit 10 faktur szybko się kończy przy większej sprzedaży.

• KSeF: wystawianie i wysyłanie faktur z integracją z KSeF.

• Cena: darmowy plan do 10 faktur miesięcznie. Później 4.99 zł za miesiąc.

Przetestuj Comarch Betterfly

5. wFirma, ocena 4/5

Fakturowanie i księgowość w jednym. Platforma, w której faktury to jeden z modułów obok księgowości, kadr, magazynu i windykacji.

• Dla kogo: firmy, które oprócz faktur chcą prowadzić księgowość albo obsługiwać płatności i windykację.

• Mocne strony: wszystkie rodzaje faktur, faktury w walutach według kursu NBP, windykacja z wezwaniami do zapłaty, integracje e-commerce, import z GUS, połączenie z bankiem.

• Słabe strony: pełny potencjał odblokowujesz, łącząc kilka modułów, co podnosi cenę.

• KSeF: integracja z KSeF, faktury ustrukturyzowane, biała lista podatników, e-paragony.

• Cena: Fakturowanie i CRM 19 zł, Księgowość 60 zł, Magazyn 40 zł, Pełna księgowość 139 zł miesięcznie. Okres próbny 30 dni.

Przetestuj wFirma

Który program do faktur wybrać

Wybór zależy od dwóch rzeczy: wielkości firmy i tego, czy potrzebujesz tylko fakturowania, czy też pełnej księgowości. Poniżej realne przykłady.

Freelancer albo jednoosobowa firma usługowa (grafik, programista, konsultant).
Wystawiasz kilka, kilkanaście faktur miesięcznie i rozliczasz się z biurem rachunkowym. Wystarczy tanie albo darmowe fakturowanie: Comarch Betterfly (do 10 faktur za darmo) albo inFakt (4,99 zł). Księgowości w programie nie potrzebujesz, bo ma ją Twoje biuro.

Sklep internetowy albo sprzedawca na Allegro.
Masz dużo zamówień, faktury lecą seryjnie, potrzebujesz integracji ze sklepem i pobierania danych klienta. Tu wygrywa iFirma dzięki integracjom z WooCommerce, Shoper, PrestaShop i Allegro. Jeśli chcesz też rozliczać się w jednym miejscu, dobierz ich księgowość online.

Mała firma handlowa z magazynem (np. sklep stacjonarny, warsztat).
Poza fakturami pilnujesz stanów magazynowych. Fakturownia albo wFirma, bo obie mają moduł magazynowy. Księgowość możesz dołożyć, jeśli nie masz biura.

Firma na pełnej księgowości,
Nie chcesz żonglować programem do faktur i osobną księgowością. wFirma lub inFakt łączy fakturowanie, księgowość, kadry i windykację w jednym panelu.

Gastronomia i firmy z dużą liczbą faktur kosztowych (restauracja, catering, produkcja).
Wystawiasz mało faktur sprzedażowych, ale odbierasz setki kosztowych od dostawców. Do samego wystawiania wystarczy Comarch Betterfly albo Fakturownia.

Krótka zasada. Jeśli księgowość ma Twoje biuro, wybierz tani program do samego fakturowania. Jeśli chcesz rozliczać się sam, dopłać do księgowości online w tym samym narzędziu albo weź inFakt z księgowym.

Analiza faktur: jak pobrać dane z KSeF do Excela

Programy z rankingu wystawiają faktury i pobierają koszty, ale nie służą do analizy danych. Gdy chcesz liczyć koszty po kategoriach, pilnować budżetu albo food costu, dane zostają zamknięte w programie.

Wtedy pomaga arkusz. KsefTools pobiera faktury z KSeF prosto do Excela albo Google Sheets, gdzie policzysz i pokażesz, co chcesz. Nowe faktury dopisują się same. To nie zamiennik programu do faktur, tylko dodatek do analizy. Dużo firm używa obu naraz.

Na co patrzeć przy wyborze programu do faktur

Zanim wybierzesz, przejdź przez te kryteria. Ułożone od najważniejszego.

1. Obsługa KSeF. Podstawa w 2026. Sprawdź nie tylko wystawianie faktur ustrukturyzowanych, ale też automatyczny odbiór faktur kosztowych z KSeF i logowanie tokenem. Bez pełnej obsługi KSeF program nie ma dziś sensu.

2. Cena i darmowy plan. Policz realny koszt przy Twojej liczbie faktur. Darmowe plany zwykle mają limit, na przykład 3 albo 10 faktur miesięcznie. Sprawdź, od ilu dokumentów wskakujesz na plan płatny i ile wtedy zapłacisz rocznie.

3. Rodzaje faktur. Upewnij się, że program obsłuży to, czego realnie używasz: faktury VAT, korygujące, zaliczkowe, proforma, a jeśli sprzedajesz za granicę, też walutowe według kursu NBP.

4. Faktury kosztowe i OCR. Jeśli odbierasz dużo faktur od dostawców, przyda się OCR, czyli automatyczny odczyt danych ze skanu albo PDF. Sprawdź, ile stron OCR masz w cenie i ile kosztuje pakiet powyżej limitu.

5. Faktury cykliczne i automatyzacja. Masz stałych klientów i powtarzalne kwoty? Faktura cykliczna wystawi się sama w zadanym dniu. To oszczędza godziny przy większej powtarzalności.

6. Księgowość, czy jej potrzebujesz. Kluczowe pytanie. Jeśli księgowość prowadzi Twoje biuro rachunkowe, weź tani program do samego fakturowania. Jeśli rozliczasz się sam, wybierz narzędzie z księgowością online (KPiR, ryczałt, JPK, deklaracje) albo takie z księgowym w pakiecie.

7. Integracje. Dla e-commerce liczą się wtyczki do Allegro, WooCommerce, Shoper czy PrestaShop oraz połączenie z urządzeniami fiskalnymi. Dla reszty przydaje się połączenie z bankiem i API.

8. Aplikacja mobilna. Jeśli fakturujesz w terenie, sprawdź, czy apka jest pełna, a nie okrojona. Dobra apka pozwala wystawić fakturę z telefonu w kilkadziesiąt sekund.

9. Wielu użytkowników i wiele firm. Ważne dla biur rachunkowych i osób prowadzących kilka działalności. Sprawdź, ilu użytkowników i ile firm obsługuje dany plan.

10. Eksport danych. Jeśli chcesz analizować faktury poza programem, sprawdź eksport do Excela albo CSV. To furtka do własnych raportów, budżetu i kontroli kosztów.

Częste błędy przy wyborze programu do faktur

• Patrzenie tylko na cenę darmowego planu, bez sprawdzenia limitu faktur i kosztu planu wyższego.

• Wybór programu bez pełnej obsługi KSeF, co w 2026 blokuje legalne wystawianie i odbiór faktur.

• Płacenie za rozbudowaną księgowość, gdy prowadzi ją już biuro rachunkowe.

• Pominięcie OCR przy dużej liczbie faktur kosztowych, przez co i tak przepisujesz dane ręcznie.

• Brak sprawdzenia eksportu danych, gdy planujesz analizować koszty poza programem.

Transparentność

To zestawienie nie jest sponsorowane i nie da się w nim kupić miejsca. Oceny są redakcyjne i opierają się na publicznie dostępnych cennikach oraz dokumentacji funkcji na dzień publikacji. Zawsze warto zweryfikować aktualne warunki u dostawcy i samemu przetestować program.

FAQ

Jaki program do faktur jest najlepszy w 2026?

To zależy od firmy. Dla mikrofirmy Comarch Betterfly albo inFakt, dla e-commerce iFirma, dla fakturowania z księgowością wFirma, a uniwersalnie Fakturownia. Wszystkie obsługują KSeF.

Czy jest darmowy program do faktur zgodny z KSeF?

Tak. Comarch Betterfly pozwala wystawić do 10 faktur miesięcznie za darmo, a Fakturownia i iFirma po 3 faktury w darmowym planie. Wszystkie z obsługą KSeF.

Ile kosztuje program do wystawiania faktur?

Od zera do kilkudziesięciu złotych miesięcznie za samo fakturowanie. inFakt od 4,99 zł, wFirma od 19 zł, a Comarch Betterfly i Fakturownia mają darmowe plany z limitem faktur.

Czy program do faktur musi obsługiwać KSeF?

KSeF jest obowiązkowy, więc program bez jego obsługi nie pozwoli Ci legalnie wystawiać i odbierać faktur.

Czym różni się program do faktur od KsefTools?

Program do faktur wystawia dokumenty i wysyła je do KSeF. KsefTools działa w drugą stronę: pobiera faktury z KSeF do arkusza, żeby można było je analizować. To narzędzia uzupełniające się, nie konkurencyjne.

Podsumowanie

Nie ma jednego najlepszego programu do faktur dla wszystkich. Dla mikrofirmy najprostszy start dają Comarch Betterfly i inFakt, e-commerce najwięcej wyciśnie z iFirma, wFirma łączy faktury z księgowością, a Fakturownia jest najbardziej uniwersalna. Każdy obsługuje KSeF, więc wybór sprowadza się do wielkości firmy i tego, co poza fakturowaniem ma robić program. A jeśli chcesz z faktur wyciągać wnioski, a nie tylko je wystawiać, dołóż KsefTools i analizuj dane w arkuszu.