Identyfikator zbiorczy KSeF: czym jest i jak go utworzyć (2027)

Po co powstał identyfikator zbiorczy

Gdy firma płaci jednym przelewem za kilka faktur od tego samego dostawcy, wypisanie w tytule numerów KSeF wszystkich opłacanych faktur byłoby niepraktyczne. Numer KSeF ma 35 znaków, więc kilka z nich nie zmieści się w tytule przelewu. Identyfikator zbiorczy rozwiązuje ten problem: jeden numer zastępuje całą listę.

IZ przydaje się też do porządkowania i raportowania. Faktury grupujesz tak, jak Ci wygodnie, a później sprawdzasz w systemie zawartość konkretnej paczki. Sprzedawca łatwiej dopasuje wpłatę, bo wie dokładnie, której paczki dotyczy.

Numer faktury, numer KSeF i identyfikator zbiorczy: różnice

	Numer faktury	Numer KSeF	Identyfikator zbiorczy
Kto go nadaje	Wystawca w swoim programie	System KSeF, automatycznie	Wystawca lub nabywca, generuje go w KSeF
Czego dotyczy	Jednej faktury	Jednej faktury	Od 2 do 500 faktur jednego wystawcy
Długość	Dowolna, zależy od wystawcy	35 znaków	35 znaków
Gdzie go używasz	Na fakturze	W tytule przelewu za jedną fakturę	W tytule przelewu za kilka faktur

Obowiązek od 2027: co dokładnie mówią przepisy

Nabywca, który płaci przelewem za fakturę, musi oznaczyć płatność numerem KSeF tej faktury. A gdy jednym przelewem płaci za więcej niż jedną fakturę, podaje identyfikator zbiorczy.

• Płatność za jedną fakturę: podajesz numer KSeF tej faktury.
• Płatność za kilka faktur: podajesz identyfikator zbiorczy.

Obowiązek dotyczy też wystawcy faktury, gdy zapłata następuje poleceniem zapłaty, oraz podmiotów trzecich, które płacą za faktury wystawione na rzecz danego nabywcy.

Numer faktury i numer KSeF to dwie różne rzeczy. Od 2027 pierwszy znajdziesz na fakturze, a drugi podasz w tytule przelewu.

Jak wpisać numer KSeF lub IZ w tytule przelewu

Przelew za jedną fakturę. W tytule podajesz numer KSeF tej faktury, zbudowany według schematu:

9999999999-RRRRMMDD-FFFFFFFFFFFF-FF

Przelew za kilka faktur od jednego dostawcy. W tytule podajesz identyfikator zbiorczy, na przykład:

1111111111-IZ202607-65ED02180000-E7

Numer kopiuj w całości, zamiast przepisywać go ręcznie. Jeden błędny znak i sprzedawca nie dopasuje wpłaty do faktur.

Identyfikator zbiorczy w split payment (MPP)

Obowiązek obejmuje też zapłatę w mechanizmie podzielonej płatności od 1 stycznia 2027. Zmieni się przy tym sposób płacenia w MPP. Nabywca będzie mógł zapłacić za kilka wybranych faktur, a nie jak dotychczas za wszystkie faktury wystawione dla niego przez jednego dostawcę w danym okresie. Zamiast okresu, za który płaci, poda wtedy w komunikacie przelewu identyfikator zbiorczy.

Dzięki tej zmianie decydujesz, które faktury opłacasz.

Kiedy nie trzeba podawać numeru KSeF ani IZ

Przepis mówi o przelewie albo innym instrumencie płatniczym, który pozwala podać tytuł transferu. Poza obowiązkiem zostają więc:

• płatności na rzecz podatników zwolnionych z VAT,
• konsumenci, czyli osoby fizyczne nieprowadzące działalności,
• płatność gotówką, bo nie ma tytułu transferu,
• zwykła płatność kartą, która najczęściej nie daje pola na tytuł,
• kompensata, czyli wzajemne potrącenie należności, bo to nie jest przelew,
• przelewy na zagraniczne rachunki bankowe,
• przelewy do ZUS i urzędu skarbowego,
• faktury wystawione offline, którym system nie nadał jeszcze numeru KSeF.

Jak zbudowany jest numer IZ

Numer ma zawsze 35 znaków i składa się z czterech części oddzielonych myślnikami:

9999999999-IZRRRRMM-FFFFFFFFFFFF-FF

• Pierwsza część: 10-cyfrowy NIP podmiotu, który generuje identyfikator.
• Druga część: stałe litery IZ, a po nich rok i miesiąc utworzenia w formacie RRRRMM. Przykładowo IZ202609 oznacza wrzesień 2026.
• Trzecia część: 12 losowych znaków, czyli cyfry od 0 do 9 oraz wielkie litery od A do F.
• Czwarta część: suma kontrolna, dwa znaki szesnastkowe.

Jak utworzyć identyfikator zbiorczy krok po kroku

Identyfikator może wygenerować zarówno wystawca faktur, jak i ich odbiorca. Warunek jest jeden: wszystkie faktury w paczce muszą pochodzić od tego samego wystawcy.

1. Wybierz miejsce: Aplikację Podatnika KSeF albo system połączony z API KSeF.
2. Wskaż numery KSeF co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych od tego samego wystawcy (maksymalnie 500).
3. Opcjonalnie dopisz przy każdej fakturze kwotę i walutę płatności oraz krótki opis. Możesz też utworzyć IZ czysto jako grupę faktur, bez żadnych kwot.
4. Sprawdź listę faktur i kwoty. Po utworzeniu IZ nie da się go zmienić.
5. Wygeneruj identyfikator i skopiuj go do tytułu przelewu.

Numery KSeF łatwiej zebrać, gdy masz je w jednym miejscu. W KsefTools wyeksportujesz faktury z numerami KSeF do Google Sheets albo Excela i wybierzesz te, które chcesz opłacić.

Limity identyfikatora zbiorczego

Parametr	Limit
Minimalna liczba faktur w paczce	2
Maksymalna liczba faktur w paczce	500
Liczba paczek, do których może należeć jedna faktura	132
Zakres dat przy filtrowaniu	100 dni
Długość numeru IZ	35 znaków

Maksymalnie 500 faktur w jednej paczce. Jeśli masz ich więcej, tworzysz kolejny identyfikator.

Jedna faktura może należeć do 132 różnych paczek. Nie jest przypisana na sztywno do jednego IZ. Dzięki temu tę samą fakturę grupujesz na różne sposoby, na przykład jedno grupowanie pod płatność, a drugie pod raport. Gdy faktura dobije do tego limitu, więcej jej nie dołożysz.

Zakres dat przy filtrowaniu to maksymalnie 100 dni. Raporty robisz więc kwartałami, a nie od razu za cały rok.

Kwoty i płatności częściowe

Kto widzi kwoty

Kwoty i waluty widzą tylko dwie strony: ten, kto utworzył IZ, oraz podmiot występujący na danej fakturze.

Osoba, która ma tylko numer IZ i nie jest stroną faktury, nie zobaczy kwot. System pokaże jej jedynie, czy kwoty istnieją, ale są ukryte, czy nikt ich nie ustawił.

Odbiorca, na przykład kontrahent albo bank, może zdekodować identyfikator i sprawdzić, które faktury się w nim zawierają.

Kwoty ustawia się przy pojedynczych fakturach. IZ nie podaje łącznej sumy paczki i nie przelicza walut.

Płatności częściowe

Z konsultacji wynika, że przy płatnościach częściowych możesz podawać ten sam identyfikator zbiorczy w każdym tytule płatności albo wygenerować osobny identyfikator do każdej płatności.

Identyfikator zbiorczy jest niezmienny

Raz utworzonego IZ nie edytujesz ani nie kasujesz. Jeśli pomyliłeś kwoty albo dołożyłeś złą fakturę, tworzysz nowy identyfikator, a stary zostaje w systemie na zawsze.

Dlatego przed utworzeniem paczki sprawdź listę faktur i kwoty dwa razy.

Najczęstsze błędy

• Faktury od różnych wystawców w jednej paczce. IZ obejmuje faktury tylko jednego wystawcy. Dla każdego dostawcy tworzysz osobny identyfikator.
• Numer faktury zamiast numeru KSeF. W tytule przelewu podajesz numer nadany przez KSeF, a nie numer z programu wystawcy.
• Kilka numerów KSeF zamiast IZ. Przy płatności za kilka faktur podajesz jeden identyfikator zbiorczy.
• Faktura offline bez numeru KSeF. Dopóki system nie nada jej numeru, nie dodasz jej do paczki.
• Ręczne przepisywanie numeru. 35 znaków to duże ryzyko literówki. Kopiuj numer w całości.
• Pośpiech przy tworzeniu paczki. Błędnego IZ nie poprawisz, możesz tylko utworzyć nowy.

FAQ

Kolejne kroki

Od 2027 przy przelewie za fakturę ustrukturyzowaną trzeba będzie podać numer KSeF albo identyfikator zbiorczy. Warto więc mieć te numery pod ręką. Jeśli chcesz zebrać faktury z numerami KSeF w jednym miejscu, pobierz je do Google Sheets albo Excela w KsefTools. Tam możesz je filtrować i sortować.