Szybka odpowiedź (TL;DR)

1. Podłącz KSeF i Google Sheets w KsefTools.

2. Utwórz integrację dla faktur kosztowych i ustaw datę startową.

3. Zaciągnij / wyciągnij / pobierz faktury do arkusza.

4. W arkuszu zrób: koszty miesiąca, koszty wg kontrahenta i szybki podgląd VAT.

Co to znaczy „koszty firmowe” w praktyce

Właściciel firmy zwykle chce 3 odpowiedzi:

1. Ile wydałem w tym miesiącu? (netto / VAT / brutto)

2. Na co wydałem najwięcej? (kto jest największym dostawcą, jakie kategorie wydatków)

3. Czy coś nie odbiega od normy? (nietypowe kwoty, powtarzające się faktury, nagłe wzrosty)

KSeF daje dane o fakturach — a arkusz pozwala je szybko policzyć.

Krok 1: Pobierz faktury kosztowe z KSeF do Google Sheets (KsefTools)

1) Połącz Google Sheets

1. Wejdź do zakładki Połączenia.

2. Przy Google Sheets kliknij Połącz.

3. Nadaj dostępy i zapisz.

2) Utwórz integrację KSeF → Google Sheets (kosztowe)

1. Wejdź w Integracje → Dodaj integrację.

2. Wybierz firmę i konto Google Sheets.

3. Wybierz typ faktur: Kosztowe.

4. Ustaw datę początkową (np. początek roku).

5. Na start ustaw częstotliwość: Ręcznie (na żądanie).

6. Kliknij Utwórz i aktywuj → Otwórz Google Sheets.

Ważne: nowe faktury pojawią się w arkuszu po kliknięciu Odśwież.

Krok 2: Zrób kontrolę kosztów w Google Sheets (3 gotowe widoki)

Widok A - „Koszty miesiąca”

1. W arkuszu z fakturami włącz filtr (Dane → Utwórz filtr).

2. Przefiltruj Datę wystawienia na dany miesiąc.

3. Na dole arkusza (albo w osobnym arkuszu Podsumowanie) policz:

   • suma Wartość netto

   • suma Wartość VAT

   • suma Wartość brutto

Efekt: masz szybkie „ile kosztów w miesiącu” bez ręcznego liczenia.

Widok B - „Koszty wg kontrahenta (NIP)”

Zrób tabelę przestawną:

1. Dane → Tabela przestawna (w nowym arkuszu).

2. Ustaw:

   • Wiersze: NIP sprzedawcy (lub Nazwa sprzedawcy)

   • Wartości: suma Wartość brutto (opcjonalnie też netto i VAT)

   • Filtr: Data wystawienia (miesiąc/kwartał)

Efekt: ranking dostawców i szybki podgląd, gdzie uciekają pieniądze.

Widok C — „Kontrola VAT”

W tym samym okresie sprawdź sumę Wartość VAT.

To nie jest porada podatkowa, ale świetny „sanity check”: czy VAT z faktur kosztowych jest w podobnym rzędu wielkości jak w Twoich rozliczeniach.

Jakie dane powinny być w arkuszu, żeby kontrola kosztów działała

Minimum, które robi robotę:

• Data wystawienia

• Nazwa sprzedawcy i/lub NIP sprzedawcy

• Wartość netto / VAT / brutto

• Waluta

• Numer KSeF (dobry identyfikator do wykrywania duplikatów)

• Numer faktury (łatwo znaleźć dokument)

Automatyzacja: jak nie wracać do tego ręcznie

Jeśli chcesz kontrolować koszty co tydzień albo co miesiąc:

• utrzymuj jedną integrację „Faktury kosztowe (od 1 stycznia)” jako stałe źródło,

• analizy (tabele przestawne, wykresy) trzymaj w osobnych arkuszach,

• odświeżaj dane wtedy, kiedy potrzebujesz aktualnego obrazu kosztów.

Najczęstsze problemy (i szybkie rozwiązania)

• „Koszty się nie zgadzają z tym, co pamiętam.”

  Sprawdź filtr dat i czy analizujesz kosztowe, a nie przychodowe.

• „Są duplikaty.”

  Użyj Numeru KSeF jako klucza i sprawdź powtórzenia.

• „Arkusz przestał być czytelny.”

  Zostaw arkusz źródłowy bez zmian, a zestawienia rób w osobnym arkuszu (Podsumowanie, Kontrahenci, VAT).

FAQ

Czy da się sprawdzić koszty tylko za wybrany miesiąc?

Tak — filtrujesz po dacie w Google Sheets i liczysz sumy.

Czy mogę wyciągnąć koszty dla konkretnego kontrahenta?

Tak — filtr po NIP/nazwie sprzedawcy albo tabela przestawna wg NIP.

Czy muszę eksportować dane do CSV/Excela?

Nie. Możesz pracować w Google Sheets. Jeśli potrzebujesz pliku dla księgowości, możesz później wyeksportować arkusz jako CSV/XLSX.

Czy muszę za każdym razem logować się do KSeF?

Nie - po konfiguracji pracujesz na danych w arkuszu i odświeżasz integrację, gdy potrzebujesz aktualizacji.