Jak to działa

Wszystko opiera się na jednym schemacie: KSeF, potem KsefTools, potem Google Sheets, a stamtąd dowolne narzędzie.

Arkusz jest tu centralnym punktem. KsefTools łączy się z KSeF, obsługuje autoryzację i szyfrowanie, a gotowe faktury zapisuje w Google Sheets. Każda faktura to jeden wiersz z kompletem danych: dostawca, numer, daty, kwoty, termin płatności, numer KSeF. Nowe dopisują się same.

Od tego momentu to zwykły arkusz Google, który obsługuje praktycznie każde narzędzie do automatyzacji. Dlatego integracja numer 1 musi być pierwsza.

1. KSeF do Google Sheets: podstawa dla reszty

Pierwsza i najważniejsza integracja. Bez niej reszta nie ma z czego czerpać.

Co daje: wszystkie faktury zakupowe i sprzedażowe z KSeF w jednym arkuszu, bez ręcznego przepisywania. Kwoty od razu jako liczby, więc liczysz sumy i budujesz zestawienia bez czyszczenia danych.

Jak ustawić: zakładasz konto w KsefTools, podpinasz token KSeF, wskazujesz arkusz i wybierasz typ faktur oraz częstotliwość odświeżania. Zajmuje to kilka minut.

Dla kogo: dla każdego, kto chce panować nad kosztami. To także jedyny sposób, żeby ruszyć z kolejnymi czterema integracjami.

Szczegóły opisaliśmy we wpisie o pobieraniu faktur z KSeF do Google Sheets.

2. KSeF do Slacka: powiadomienia o nowych fakturach

Co daje: wiadomość na kanale, gdy tylko pojawi się nowa faktura. Zespół wie o kosztach na bieżąco, bez zaglądania do arkusza.

Jak ustawić: w Make tworzysz scenariusz z modułem Google Sheets i wyzwalaczem Watch New Rows, a jako drugi krok dodajesz Slacka z akcją wysłania wiadomości. W treści wstawiasz pola z arkusza, na przykład sprzedawcę, kwotę brutto i termin płatności.

Dodaj filtr. Nie każda faktura musi trafiać na kanał. Filtrem przepuścisz tylko te powyżej progu kwotowego albo od konkretnego dostawcy.

Dla kogo: zespoły, w których kilka osób odpowiada za koszty, i firmy, które chcą wiedzieć o dużych wydatkach od razu, a nie na koniec miesiąca.

3. KSeF do Kalendarza Google: nieopłacone faktury na kalendarzu

Co daje: każdy termin płatności staje się wydarzeniem w kalendarzu. Widzisz w widoku miesiąca, w które dni kumulują się przelewy, i planujesz gotówkę z wyprzedzeniem.

Jak ustawić: scenariusz w Make startuje z Google Sheets, a drugim modułem jest Google Calendar z akcją utworzenia wydarzenia. Datę wydarzenia bierzesz z kolumny z terminem płatności, a w nazwie wstawiasz kwotę i sprzedawcę. Zaznacz wydarzenie całodniowe, żeby nie blokowało konkretnych godzin.

Ustaw filtr płatności. Bez niego kalendarz zapełni się fakturami już opłaconymi. Przepuszczaj tylko te ze statusem braku zapłaty.

Dla kogo: firmy, które płacą wielu dostawcom i chcą uniknąć przegapionych terminów oraz odsetek.

Pełną instrukcję znajdziesz we wpisie o fakturach z KSeF w Kalendarzu Google.

4. KSeF do Notion: dashboard finansowy

Co daje: faktury w bazie danych obok reszty dokumentacji firmy. Grupujesz je po miesiącach, przypisujesz kategorie kosztów i budujesz dashboard z podsumowaniem wydatków.

Jak ustawić: najpierw tworzysz w Notion bazę z właściwościami odpowiadającymi kolumnom arkusza. Potem w Make dodajesz moduł Notion z akcją utworzenia wpisu i mapujesz pola.

Co potem: dodajesz własne właściwości, których nie ma w KSeF, na przykład status płatności, kategorię albo projekt.

Dla kogo: firmy, które pracują w Notion na co dzień i chcą mieć finanse w tym samym miejscu co projekty i dokumenty.

Krok po kroku opisaliśmy to we wpisie o fakturach z KSeF w Notion.

5. KSeF do Airtable: baza faktur z widokami

Co daje: bazę danych z fakturami. Przełączasz się między siatką, kanbanem ze statusem płatności i kalendarzem terminów, a sumy kosztów per dostawca liczysz bez formuł.

Jak ustawić: masz dwie drogi. Albo Make, tak jak przy Notion, albo wbudowane Airtable Automations, które łączą się z Google Sheets bezpośrednio i nie wymagają dodatkowego narzędzia.

Przewaga nad arkuszem: powiązania. Faktury łączysz z tabelą dostawców albo projektów, a polem Rollup sumujesz koszty. Na końcu składasz z tego panel w Interface Designer.

Dla kogo: firmy, które chcą bazy danych i pracy zespołowej na fakturach, a nie kolejnej płaskiej tabeli.

Więcej we wpisie o fakturach z KSeF w Airtable.

Od czego zacząć

Najpierw integracja numer 1, bo pozostałe cztery czerpią z arkusza.

Potem wybierz to, co rozwiązuje Twój konkretny problem. Gubisz terminy płatności, weź kalendarz. Chcesz, żeby zespół wiedział o kosztach, ustaw Slacka. Potrzebujesz analizy i raportów, buduj bazę w Notion albo Airtable.

Nie musisz ustawiać wszystkiego naraz. Jedna integracja, która rozwiązuje Twój problem, wystarczy na start.

FAQ

Czy KSeF ma gotowe integracje z tymi narzędziami?

Nie. KSeF to rejestr faktur, nie platforma integracyjna. Połączenie prowadzi przez KsefTools do Google Sheets, a stamtąd przez Make albo inne narzędzie do wybranej aplikacji.

Czy do wszystkich integracji potrzebuję Make.com?

Nie. Pierwsza integracja, czyli KSeF do Google Sheets, działa bez Make. Przy Airtable możesz też użyć wbudowanych Airtable Automations. Make przydaje się przy Slacku, kalendarzu i Notion.

Czy zamiast Make mogę użyć Zapiera?

Tak. Zapier obsługuje Google Sheets i te same aplikacje docelowe, więc scenariusz startuje z tego samego arkusza. Opisaliśmy to we wpisie o automatyzacji faktur z KSeF w Zapierze.

Czy nowe faktury trafią do tych narzędzi same?

Tak. KsefTools dopisuje nowe faktury do arkusza, a scenariusze reagują na nowe wiersze i przekazują dane dalej.

Ile to kosztuje?

KsefTools rozliczasz według planu, z darmowym okresem próbnym na start. Make i Zapier mają darmowe plany, które przy kilkuset fakturach miesięcznie zwykle wystarczają.

Którą integrację ustawić jako pierwszą?

Zawsze KSeF do Google Sheets. Bez faktur w arkuszu pozostałe cztery nie mają z czego korzystać.