W skrócie

• Ręczne przepisywanie: działa, ale to duże marnowanie czasu i łatwo o pomyłkę.

• OCR: szybszy od ręcznego, ale bywa zawodny i wciąż musisz mu dostarczać skany oraz PDF-y do odczytania.

• Pobieranie wprost z KSeF: dane z faktur idą prosto ze źródła, bez błędów odczytu i bez ręcznej pracy. To najsensowniejsza metoda i jako jedyna jest w pełni automatyczna.

Metoda 1. Ręczne przepisywanie

Najstarszy sposób: bierzesz fakturę i przepisujesz dane do arkusza. Numer, data, NIP, kwota netto, VAT, brutto. Przy kilku fakturach miesięcznie da się przeżyć. Przy kilkudziesięciu czy kilkuset to godziny żmudnej pracy, a do tego łatwo o literówkę w kwocie albo w NIP-ie.

Mówiąc wprost: ręczne przepisywanie nie ma sensu. To marnowanie czasu, które przy większej liczbie faktur po prostu odpada.

Metoda 2. OCR

Druga droga to OCR, czyli automatyczne odczytywanie danych z obrazu faktury. Z czasem te narzędzia stały się coraz lepsze, a sztuczna inteligencja jeszcze poprawiła jakość odczytu. To wygodniejsze niż przepisywanie ręczne, ale OCR ma dwie wady, których nie da się obejść.

Po pierwsze bywa zawodny, bo zła jakość skanu, nietypowy układ faktury czy przecinek w złym miejscu potrafią zepsuć odczyt, więc i tak trzeba sprawdzać, czy dane się zgadzają. Po drugie OCR wciąż potrzebuje materiału do odczytania, czyli musisz mu nieustannie dostarczać skany i PDF-y. Sam z siebie niczego nie pobierze.

Metoda 3. Pobieranie wprost z KSeF

Najsensowniejsza metoda to wzięcie danych prosto z KSeF. Po wejściu obowiązkowego KSeF wszystkie faktury przechodzą przez Krajowy System e-Faktur, a lista faktur w Aplikacji Podatnika jest źródłem prawdy o fakturach. To tam leżą oryginały w ustrukturyzowanej formie, więc nie trzeba niczego przepisywać ani odczytywać z obrazka.

Dlatego zbudowaliśmy KsefTools. To narzędzie, które łączy się bezpośrednio z KSeF, pobiera faktury i przesyła je do Google Sheets albo Excela. Bez przepisywania, bez OCR, bez dostarczania skanów i bez weryfikowania, czy dane się zgadzają. Znika ryzyko błędu odczytu - bierzesz po prostu to, co jest w KSeF.

Gdy masz już faktury w arkuszu, możesz z nimi zrobić praktycznie wszystko: zbudować dashboard, śledzić płatności, przeprowadzić analizę albo porównać dane z innymi systemami i upewnić się, że wszystkie faktury faktycznie tam trafiły.

Jak ustawić automatyczne przenoszenie danych z faktur do Excela lub Google Sheets

Przejdźmy do konkretu. Oto jak ustawić automatyczne przenoszenie danych z faktur do Excela albo Google Sheets przez KsefTools.

1. Załóż konto w KsefTools. Rejestracja zajmuje chwilę, testujesz za darmo, bez podpinania karty.

2. Podepnij token KSeF. To jednorazowa autoryzacja, dzięki której KsefTools może pobierać Twoje faktury z systemu.

3. Podepnij arkusz Google Sheets lub Excel, do którego mają trafiać dane.

4. Utwórz pierwszą integrację. Wybierasz typ faktur i zakres dat, a po chwili masz gotowy arkusz, na którym da się pracować.

I najlepsze: gdy w KSeF pojawią się nowe faktury, dane dopiszą się w arkuszu automatycznie. Masz cały czas aktualną tabelę z danymi o fakturach

Porównanie trzech metod

Ręczne przepisywanie jest darmowe, ale wolne i pełne błędów, więc realnie marnuje czas. OCR jest szybszy, jednak bywa zawodny i wymaga ciągłego dostarczania skanów i PDF-ów oraz sprawdzania odczytu. Pobieranie wprost z KSeF jest automatyczne i bezobsługowe, bo dane idą prosto ze źródła prawdy. Z tej trójki tylko ostatnia metoda naprawdę się broni przy regularnej pracy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy dane z faktur da się przenosić do Excela automatycznie?

Tak. KsefTools łączy się z KSeF i automatycznie przenosi dane z faktur do Excela albo Google Sheets. Nowe faktury z KSeF dopisują się w arkuszu same, bez ręcznego przepisywania i pobierania.

Czym pobieranie z KSeF różni się od OCR?

OCR odczytuje dane z obrazu faktury, więc bywa zawodny i wymaga dostarczania skanów oraz sprawdzania wyniku. Pobieranie z KSeF bierze dane wprost ze źródła w ustrukturyzowanej formie, bez błędów odczytu i bez potrzeby weryfikacji.

Dlaczego Aplikacja Podatnika jest źródłem prawdy o fakturach?

Po wejściu obowiązkowego KSeF wszystkie faktury przechodzą przez Krajowy System e-Faktur i to tam leżą oryginały. Lista faktur w Aplikacji Podatnika pokazuje pełny, oficjalny stan, dlatego dane warto zaciągać właśnie stamtąd.

Co mogę zrobić z fakturami po pobraniu do arkusza?

Zastosowań jest mnóstwo. Można zbudować dashboard finansowy, śledzić płatności, zrobić analizę sprzedaży i kosztów albo porównać dane z innymi systemami i sprawdzić, czy wszystkie faktury trafiły na miejsce.