# Jak pobrać pozycje faktur z KSeF do Excela lub Google Sheets?

Pozycje faktury to nazwa, ilość i cena każdego produktu. Pokazujemy, jak pobrać je z KSeF do arkusza i liczyć koszty produktów, dań i materiałów na budowy.

Źródło: https://kseftools.pl/blog/pozycje-faktur-ksef
Autor: Bartłomiej Bednarczyk
Data publikacji: 2026-10-09

---

**Pozycje faktury to poszczególne produkty albo usługi na fakturze: nazwa, ilość, cena jednostkowa i wartość.** W KSeF są zapisane w każdej fakturze ustrukturyzowanej, ale Aplikacja Podatnika nie pokaże ich jako tabeli. Pobiera tylko XML albo PDF, po 10 faktur naraz. Żeby mieć pozycje w arkuszu, potrzebujesz narzędzia, które rozbije faktury na wiersze. KsefTools pobiera faktury z KSeF i zapisuje każdą pozycję w Google Sheets jako osobny wiersz, bez przepisywania i bez OCR.

## Suma faktury to za mało

Większość zestawień faktur kończy się na nagłówkach: dostawca, data, kwota netto, VAT, brutto. To wystarczy, żeby wiedzieć, ile wydałeś u kogo.

Nie wystarczy jednak do kontroli kosztów. Jedna faktura z hurtowni spożywczej to naraz mięso, warzywa, nabiał i chemia. Jedna faktura ze składu budowlanego to cement, płyty, kleje, kable i kilkadziesiąt innych rzeczy. Z sumy nie wyczytasz, co podrożało.

## Dlaczego pozycje zwykle się przepisuje

Wszystkie pozycje są w KSeF. Każda faktura ustrukturyzowana zawiera je w pliku XML. Problem w tym, jak je stamtąd wyciągnąć.

- **Limit 10 faktur naraz.** Aplikacja Podatnika pobiera faktury partiami, a każdą partię zaznaczasz ręcznie.
- **XML nie daje tabeli.** Ma wielopoziomową strukturę i po otwarciu w Excelu nie widać czytelnej listy pozycji.
- **PDF służy do czytania.** Nie posortujesz w nim pozycji ani nie zsumujesz kosztów produktu.

W praktyce ktoś siada i przepisuje pozycje ręcznie. Albo puszcza PDF-y przez [OCR](/blog/ocr-faktur), a potem sprawdza, czy program dobrze odczytał ceny. Przy kilkuset pozycjach miesięcznie to kilka dni pracy, a wynik zawsze przychodzi z opóźnieniem.

## Jak wyglądają pozycje faktur w arkuszu

KsefTools pobiera faktury z KSeF i oprócz nagłówków zapisuje osobno pozycje. Jedna pozycja z faktury to jeden wiersz.

| Kolumna | Co zawiera |
| --- | --- |
| Nazwa | Nazwa produktu albo usługi |
| Ilość | Liczba sztuk, kilogramów albo innych jednostek |
| Cena jednostkowa | Cena za jednostkę |
| Netto, VAT, brutto | Wartości dla tej pozycji |
| Numer KSeF i numer faktury | Powiązanie pozycji z dokumentem i dostawcą |

Kwoty są od razu liczbami. Możesz filtrować, sortować, robić tabele przestawne i dodawać własne kolumny, na przykład kategorię albo projekt. Nowe faktury dopisują się do arkusza same, razem z pozycjami.

![Pozycje faktur z KSeF w Google Sheets pogrupowane po nazwie towaru, z ilością, ceną jednostkową i kwotami](/images/blog/WgYfGxF1djZCpFdreEu5Ve9FCE.avif)

## Gastronomia: koszt każdego produktu

Restauracja albo catering kupuje od kilkudziesięciu dostawców. Na fakturach są setki produktów miesięcznie. Food cost liczony z sum faktur jest zawsze przybliżony.

Z pozycji odczytasz konkretne rzeczy:

- **Ceny jednostkowe w czasie.** Ile kosztował kilogram danego produktu w tym miesiącu, a ile w poprzednim. Podwyżkę widać już w tygodniu, w którym przyszła.
- **TOP produktów.** Lista tego, na co idzie najwięcej pieniędzy. Od razu wiesz, z kim negocjować.
- **Porównanie dostawców.** Ten sam produkt od dwóch hurtowni obok siebie.
- **Koszt dania.** Jeśli masz receptury, łączysz je z aktualnymi cenami jednostkowymi, a nie z cenami sprzed pół roku.

Tak pracuje Cynamon Catering z Łodzi. Ma kilkudziesięciu dostawców i na danych z KSeF prowadzi raport TOP 50 produktów, na które wydaje najwięcej, oraz kontrolę food costu. Więcej w [case study Cynamon Catering](/klienci/cynamon-catering) i we wpisie o [kosztach w gastronomii](/blog/ksef-gastronomia).

## Budowa i remonty: koszt materiału na konkretną inwestycję

W budownictwie i nieruchomościach problem jest jeszcze większy. Jedna faktura ze składu potrafi mieć kilkadziesiąt, a nawet kilkaset pozycji. Przy kilku budowach naraz robią się z tego setki wierszy miesięcznie, które ktoś musi rozpisać na inwestycje.

Gdy masz pozycje w arkuszu:

- **Przypisujesz materiał do budowy.** Dodajesz kolumnę z nazwą inwestycji i wiesz, ile naprawdę kosztował materiał na każdą z nich.
- **Pilnujesz kosztu budowy w trakcie.** Jeśli kosztorys zaczyna się rozjeżdżać, widzisz to od razu.
- **Śledzisz ceny materiałów.** Cement, stal, płyty. Widzisz, co drożeje i u którego dostawcy.
- **Porównujesz zakupy z kosztorysem.** Ilości z faktur obok ilości z planu.

Dom Plus, firma budowlana, przetwarzała wcześniej blisko 3000 pozycji z faktur przez OCR. Teraz dane trafiają do arkuszy automatycznie. W osiem miesięcy firma obniżyła koszty materiałowe o 16 procent.

  Zanim wdrożyliśmy KsefTools, zmagaliśmy się z ręcznym przepisywaniem blisko 3000 pozycji z faktur z użyciem niedoskonałych programów OCR. Dzisiaj dane z KSeF trafiają do naszych arkuszy w pełni automatycznie. To pozwoliło nam przejść z trybu administracyjnej pracy do realnej kontroli kosztów budów. Dzięki błyskawicznemu dostępowi do informacji o cenach jednostkowych szybciej wykrywamy błędy, negocjujemy lepsze warunki i podejmujemy decyzje w oparciu o fakty. Dzięki temu narzędziu w 8 miesięcy zeszliśmy z kosztów materiałowych o 16%.

## Jak pobrać pozycje faktur z KSeF krok po kroku

1. **Załóż konto w KsefTools** i uruchom bezpłatny test.
2. **Podepnij KSeF tokenem.** Generujesz go w Aplikacji Podatnika i wklejasz razem z NIP-em. Zajmuje to około 30 sekund. Szczegóły w [instrukcji połączenia z KSeF](/wiki/ksef/jak-zintegrowac-sie-z-ksef).
3. **Utwórz integrację do [Google Sheets](/blog/ksef-google-sheets).** Wybierz faktury kosztowe, datę początkową i częstotliwość odświeżania.
4. **Otwórz arkusz.** Faktury i ich pozycje trafiają do osobnych zakładek. Jeśli wolisz Excela, pobierasz arkusz jako plik xlsx.

Od tego momentu dokładasz własne kolumny i liczysz po swojemu. KsefTools dopisuje nowe wiersze i nie rusza tego, co dodasz obok.

## FAQ

### Czy z KSeF da się pobrać pozycje faktur, a nie tylko sumy?

Tak. Pozycje są w każdej fakturze ustrukturyzowanej. Aplikacja Podatnika nie pokazuje ich jako tabeli, ale KsefTools zapisuje każdą pozycję w arkuszu jako osobny wiersz.

### Jak pobrać pozycje faktur z KSeF do Excela?

Podłącz KSeF w KsefTools i utwórz integrację do Google Sheets. Pozycje trafią do osobnej zakładki, a arkusz pobierzesz jako plik xlsx i otworzysz w Excelu.

### Jakie dane są przy każdej pozycji?

Nazwa produktu, ilość, cena jednostkowa, wartość netto, VAT i brutto oraz numer KSeF i numer faktury.

### Jak powiązać pozycję z dostawcą?

Przez numer KSeF albo numer faktury. Są w obu zakładkach, więc łączysz je zwykłą formułą wyszukiwania albo tabelą przestawną.

### Czy potrzebny jest OCR?

Nie. Dane pochodzą wprost z KSeF w ustrukturyzowanej postaci, więc nie ma czego odczytywać z obrazu ani sprawdzać.

### Ile pozycji mogę pobrać?

Wszystkie z faktur objętych integracją, bez limitu 10 dokumentów z Aplikacji Podatnika. Limit planu liczy się w fakturach, nie w pozycjach.

### Czy nowe pozycje dopisują się automatycznie?

Tak. Nowe faktury z KSeF trafiają do arkusza razem z pozycjami przy każdej synchronizacji.

### Czy mogę przypisać pozycje do projektów albo budów?

Tak. Dodajesz własną kolumnę obok danych z KSeF. KsefTools jej nie nadpisuje przy kolejnych synchronizacjach.

## Zacznij od jednego miesiąca

Pobierz pozycje z faktur kosztowych za ostatni miesiąc i posortuj je po wartości. Zobaczysz, na co naprawdę idą pieniądze.

Test trwa 7 dni i nie wymaga podpinania karty. Podpięcie KSeF zajmuje około 30 sekund, dostęp jest wyłącznie do odczytu i możesz go cofnąć w każdej chwili.