# Jak działa KsefTools? (Wszystko, co musisz wiedzieć)

Jak działa KsefTools? (Wszystko, co musisz wiedzieć) - praktyczny poradnik KSeF.

Źródło: https://kseftools.pl/blog/jak-dziala-kseftools
Autor: Bartłomiej Bednarczyk
Data publikacji: 2026-07-02
Ostatnia aktualizacja: 2026-10-01

---

KsefTools pobiera faktury z KSeF do Google Sheets lub Excela. Po podłączeniu tokenu wybierasz typ faktur, zakres dat i częstotliwość odświeżania, a każda faktura trafia do osobnego wiersza.

## Jak działa KsefTools?

KsefTools łączy Twój KSeF z Google Sheets lub Excelem. Podpinasz token KSeF, konfigurujesz integrację i otrzymujesz gotowy arkusz z fakturami.

Każda faktura to jeden wiersz z gotowymi danymi: data, numer, kontrahent, kwota netto, VAT, brutto i termin płatności.

Gdy w KSeF pojawi się nowa faktura, możesz odświeżyć integrację, a KsefTools dopisze ją automatycznie do arkusza.

[Obejrzyj film na YouTube](https://www.youtube.com/watch?v=G5nJNSwY1Jc)

## Czy KsefTools jest łatwy w ustawieniu?

Tak. Konfiguracja składa się z czterech kroków.

### 1. Załóż darmowe konto

Zarejestruj się i rozpocznij darmowy okres próbny na 7 dni. W tym czasie można pobierać faktury bez limitu z ostatniego miesiąca.

### 2. Podepnij token KSeF

Integracja odbywa się za pomocą tokenu KSeF, dzięki któremu KsefTools może pobierać faktury.

Obsługujemy wiele firm na jednym koncie, więc jeśli prowadzisz kilka działalności albo biuro rachunkowe, podepniesz kilka NIP-ów naraz.

### 3. Wybierz faktury i częstotliwość odświeżania

Teraz mówisz KsefTools, jakie faktury Cię interesują. Wybierasz typ, czyli kosztowe albo przychodowe, i zakres dat. Ustawiasz też, jak często dane mają się odświeżać: co godzinę, codziennie albo co tydzień.

Dzięki temu w arkuszu masz dokładnie to, czego potrzebujesz, a nie wszystko naraz.

### 4. Ustaw i włącz integrację z KSeF

Wskazujesz, gdzie mają trafiać faktury. Do wyboru [Google Sheets](/integracje/google-sheets) albo [Excel](/integracje/excel). Podpinasz swój arkusz i tyle.

KsefTools nigdy nie nadpisuje Twoich kolumn. Dopisuje faktury jako nowe wiersze, więc jeśli dodasz własną kolumnę, na przykład status płatności, jest bezpieczna.

## Co możesz zrobić z fakturami w arkuszu?

Gdy faktury z KSeF są już w arkuszu, możesz użyć ich na wiele sposobów.

### Śledzenie płatności

Dodajesz własną kolumnę ze statusem i odhaczasz, co jest zapłacone, a co nie. Widzisz od razu, komu zalegasz z płatnościami, a kto Tobie.

### Śledzenie nowych faktur

Każda nowa faktura z KSeF dopisuje się sama. Masz bieżący rejestr wpływających dokumentów i nic Ci nie umknie.

### Sprawdzanie, czy wszystkie faktury są w KSeF

Porównujesz arkusz z KSeF z własną listą albo z innym systemem. Od razu widać, czy jakaś faktura nie trafiła do KSeF.

### Analizy finansowe

Na gotowych danych zbudujesz dashboard, policzysz koszty w podziale na kategorie, sprawdzisz sprzedaż czy oszacujesz VAT.

### Integracje z innymi systemami

Faktury możesz też przesłać do Airtable, Notion, Kalendarza Google lub Slacka.